Требования к начальнику отдела делопроизводства

Начальник отдела документационного обеспечения

Должностные обязанности. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС). Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации делопроизводства; организацию планирования и оперативного управления производством; организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС; порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации; требования к организации работы с персоналом на АС; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила по охране окружающей среды; правила по охране труда и пожарной безопасности; правила внутреннего трудового распорядка.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление» и стаж работы на АС по направлению профессиональной деятельности не менее 3 лет.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Начальник отдела документационного обеспечения» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Должностная инструкция заведующего канцелярией (начальника отдела делопроизводства в составе службы ДОУ)

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией отвечает:
1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N . ).
1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N . ).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N . ).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN . . . ).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.
1.4.2. Организацию делопроизводства.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.
1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий канцелярией обязан:
3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется «Правилами внутреннего трудового распорядка» предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Другие публикации:  Оформить кредитную карту восточного банка

IV. Права работника

4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN . . ).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1.1. Начальник отдела (отделения) документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

В дальнейшем тексте — отдел.

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа.

1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику таможенного органа.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

— положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения;

— приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

— типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

2. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

2.1. Начальник отдела имеет право:

— контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

— осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

— подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

— вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах;

— давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела;

— требовать своевременного и качественного их выполнения;

— вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

2.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

3.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

— обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

— обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

— обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

— обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

— осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах;

— обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

— принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

— разрабатывать нормативно — методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;

— осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;

— участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа;

— организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган;

— принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

— планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;

— разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО СЛУЖБЕ

4.1. Начальник отдела взаимодействует:

— с руководителями структурных подразделений таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

— с юридическим отделом — по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

— с кадровой службой — по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

— со службой материально — технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

— с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ — по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей структурных подразделений предприятия.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа I категории не менее года.

Другие публикации:  Судебные приставы работа спб

1.4. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе начальник отдела делопроизводства должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по делопроизводству.

1.5.4. Регламентом работы аппарата управления предприятия.

1.5.5. . (иное — указать конкретно).

1.6. Начальник отдела делопроизводства должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам делопроизводства.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи отдела делопроизводства, возможности отдела по их выполнению.

1.6.4. Полномочия сотрудников отдела делопроизводства, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организации работы аппарата управления предприятия.

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства.

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.6.10. . (иное — указать конкретно).

1.7. Начальник отдела делопроизводства должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Начальник отдела делопроизводства подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Начальнику отдела делопроизводства подчиняются все сотрудники отдела.

1.10. На время отсутствия начальника отдела делопроизводства его замещает начальник группы хранения документов.

2.1. Начальник отдела делопроизводства обязан:

2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.

2.1.2. Организовывать эффективное взаимодействие сотрудников отдела делопроизводства, направлять их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.

2.1.3. Обеспечивать действенный контроль за надлежащим выполнением сотрудниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.

2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.5. Принимать участие в разработке проектов бизнес-планов предприятия, обеспечивать их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.6. Руководить планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представлять проект плана работы на рассмотрение заместителя директора по управлению.

2.1.7. Обеспечивать безопасные и комфортные условия работы в помещениях и на рабочих местах отдела делопроизводства.

2.1.8. Осуществлять контроль за сохранностью имущества и материальных ценностей отдела делопроизводства.

2.1.9. Руководить работой по организации делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.11. Возглавлять работу по разработке унифицированных систем документации, табелей и альбомов форм документов, а также классификаторов документированной информации.

2.1.12. Обеспечивать своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.

2.1.13. Руководить работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.1.14. Осуществлять организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).

2.1.16. Принимать исчерпывающие меры, направленные на подготовку обоснованных решений по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.18. Создавать подчиненным условия для высокоэффективной работы.

2.1.19. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.20. Консультировать заместителя директора по вопросам организации работы отдела делопроизводства и системы делопроизводства предприятия в целом.

2.1.21. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное представление заместителю директора аналитических материалов по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

2.1.22. . (иное — указать конкретно).

3.1. Начальник отдела делопроизводства имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.2. Давать сотрудникам отдела делопроизводства указания и поручения по вопросам организации документационного обеспечения управления, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. Подписывать служебные (деловые) документы по вопросам организации работы отдела делопроизводства.

3.1.5. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организации работы отдела делопроизводства.

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации работы отдела делопроизводства и организации делопроизводства компании.

3.1.8. Требовать от сотрудников отдела делопроизводства своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в т.ч. документированной, о состоянии порученной им работы.

3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.

3.1.11. . (иное — указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности.

4.1. Начальник отдела делопроизводства осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению — по вопросам организации работы отдела делопроизводства, функционирования системы делопроизводства предприятия.

4.1.2. С сотрудниками отдела делопроизводства — по вопросам организации работы отдела, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений — по вопросам взаимодействия отдела делопроизводства с соответствующими подразделениями.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений — по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.3. . (иное — указать конкретно).

5.1. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:

5.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы отдела делопроизводства, организации делопроизводства предприятия.

5.1.2. За невыполнение решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. За неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях

— Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

1.Общие положения:
1.1. Структурное подразделение:
— отдел делопроизводства
1.2. Порядок назначения и освобождения от должности:
на основании приказа Генерального директора и заключенного Трудового договора
1.3. Непосредственное подчинение:
генеральному директору
1.4. Дополнительные распоряжения и указания от: Членов совета директоров, генерального директора

1.5. При отсутствии на рабочем месте, его замещает:
специалист отдела делопроизводства
1.6. В подчинении у руководителя службы секретариата:

Другие публикации:  Полезные законы рф

— специалист отдела делопроизводства

1.7. В своей деятельности руководитель службы секретариата руководствуется:
— настоящей должностной инструкцией;
— приказами (указаниями) непосредственного руководства;
— инструкцией по делопроизводству (документообороту);
— иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компания;
— трудовым договором;
— действующим законодательством РФ.

1.8. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
— положения, постановления, приказы, распоряжения, инструкции и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;

— структуру и руководящий состав Компании и ее региональных представительств;
— машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации ПК, факса и другой оргтехники, используемой в работе;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, принятые в Компании.
1.9. Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за выполнение своих обязанностей, установленных должностной инструкцией, в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.1. Начальник отдела делопроизводства руководит работой сотрудников данного структурного подразделения, рационально распределяет полномочия и поставленные задачи, определяет степень ответственности, следит за выполнением подчиненными своих должностных обязанностей;
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции;
2.3. Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения поставленных задач, своевременную рассылку служебной документации;
2.4. Участвует в подготовке проводимых руководством совещаний, рабочих групп, и обеспечивать их материальное и техническое обслуживание;

2.5. Контролирует обеспечение структурного подразделения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;

2.6. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в Компании;

2.7. Взаимодействует по направлениям своей работы с руководителями структурных подразделений Компании;
2.8. Организовывает работу по архивации документов Компании на бумажных носителях;

2.9. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы;

2.10. Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.

3. Должностные функции
3.1. Направления деятельности
1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников:

— специалист отдела делопроизводства

3.2. Должностные функции

1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы. Следит за выполнением поставленных задач;

3.3. Приказы и распоряжения
1. На основании соответствующих распоряжений начальник готовит проекты приказов и распоряжений.
2. Обеспечивает правильность оформления проектов данных документов.

1. Представляет на рассмотрение, согласование и утверждение руководству договоры, письма, исходящие, входящие и иные внутренние документы.
2. Ведет журнал учета всей документации.

Для наиболее эффективного выполнения своих служебных обязанностей, начальнику отдела делопроизводства предоставляются следующие полномочия;
— право на получение информации в пределах компетенции, в том числе конфиденциальной;
— право составлять, визировать, согласовывать документы, принятые к обороту внутри службы;
— вносить предложения по изменению штата структурного подразделения и совершенствованию его работы (повышение квалификации);
— вносить на рассмотрение руководства предложения по вопросам оптимизации, учета и обеспечения документооборота Компании, совершенствования форм и методов организации труда;

— право запрашивать информацию от руководителей структурных подразделений Компании, относящуюся к сфере деятельности;

— право обращаться к непосредственному руководителю, его заместителям, начальникам структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники, а также получения информации необходимой для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий;
— право принимать решения в пределах своей компетенции;

— проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств компании;

— знакомится с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность за:
— некачественное и несвоевременное выполнение всех закрепленных за ним основных задач и функций;
— полноту, достоверность и своевременность предоставляемой отчетности и информации;
— правильность разработки и осуществления мероприятий, направленных на решение конкретных вопросов;
— правильность применения положений, тех или иных инструктивных документов Компании;

— нарушение этики поведения в общении с сотрудниками;
— соблюдение правил внутреннего трудового распорядка Компании;
— за разглашение информации, являющейся коммерческой тайной.

6. Оценка эффективности
Эффективность работы отдела делопроизводства, оценивается непосредственно генеральным директором на основе следующих показателей:
— выполнение поставленных задач в установленные сроки;
— рациональность и полнота проработки поставленных задач;

— четкость организации и контроль исполнения мероприятий в рамках поставленных задач;
— самостоятельность выполнения своих должностных функций;
— стремление к профессиональному росту и повышению уровня профессиональной компетентности;
— этичность поведения (вежливость, обязательность) в общении с посетителями и сотрудниками фирмы;
— соблюдение правил трудовой дисциплины, установленного графика работы.

7. Квалификационные требования

На должность Начальника отдела делопроизводства принимается лицо, имеющее высшее образование или имеющее опыт работы в должности руководителя службы секретариата не менее 2 лет.

Требования к начальнику отдела делопроизводства

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *