Личное имущество на работе как оформить

Эксплуатация работодателем имущества сотрудника

C согласия или по просьбе работодателя сотрудник, выполняя свои трудовые обязанности, может применять оборудование или инвентарь, находящиеся в его собственности. Если договоренность достигнута, работнику полагается компенсация, а также возмещение расходов, сопряженных с их использованием. Данная норма установлена в статье 188 Трудового кодекса. Размер компенсации за использование имущества сотрудника в интересах работодателя законодательно не установлен, кроме случаев, когда речь идет об автомобилях и мотоциклах. В отношении остального имущества можно сказать, что размер компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора.

Личное имущество могут использовать в работе и надомники. Это предусмотрено частью 2 статьи 310 ТК РФ. В этом случае им также выплачивается компенсация за его износ. Ее выплата и возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.

Оформление компенсации

Чтобы выплатить сотруднику компенсацию, прежде всего необходимо оформить ряд документов.

Соглашение между работодателем и работником

Так как основанием для выплаты компенсации за использование личного имущества работника является соглашение между ним и работодателем, рассмотрим, как правильно его оформить.

Данный документ составляют в произвольной форме, но есть некоторые правила, которым необходимо следовать. В частности, соглашение об использовании имущества должно соотноситься с трудовым договором сотрудника, так как это важно для целей налогообложения. Ведь эксплуатация имущества работника в любом случае осуществляется в производственных целях, а выплата компенсации — в рамках трудового договора. Соглашение может быть частью трудового договора или являться приложением к нему.

В соглашении указывают:

  • наименование личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя, сведения о нем (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, такие как марка, серийный номер и т.п., состояние на момент заключения соглашения, право на владение имуществом);
  • порядок и сроки использования личного имущества сотрудника;
  • условия его обслуживания (ремонт, приобретение и замена расходных материалов);
  • размер компенсации (в фиксированной или переменной сумме), порядок и сроки ее выплаты, алгоритм расчета;
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя.

Доказывать ли право собственности?

Право работника на владение имуществом, используемым в интересах работодателя, не всегда может быть подтверждено документально. Особенно это касается инвентаря и мелкого оборудования. Однако если в соглашении с работодателем сотрудник поименован как владелец имущества, эксплуатируемого в производственных целях, это дает ему право на получение компенсации даже при отсутствии соответствующих документов.

Установление размера компенсации. Размер компенсации может быть определен в фиксированной сумме или процентах от выручки, полученной в результате использования имущества. Однако чаще всего сумму компенсации рассчитывают исходя из его стоимости, величины износа, предполагаемого срока использования и количества рабочих дней, в которые имущество фактически применялось. Таким образом, работодатель имеет возможность сэкономить: ему не придется платить за дни, когда имущество не применяется в производственных целях. Следует отметить, что и представители Минфина России в письме от 03.12.2009 № 03–04–06–02/87 поддерживают данный вариант расчета компенсации. В этом документе указано, что сумма компенсации, выплаченной за нерабочее время (время нахождения в очередном отпуске или на больничном), не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. В этом случае сумма компенсации за разные календарные месяцы может отличаться.

Рассмотрим на примере, как составить соглашение с работником о выплате компенсации.

Портниха Л.Д. Блик устроилась на работу в ООО «Солнечный зайчик» (ателье) 1 марта 2010 года. Работодатель предложил ей поработать на собственной швейной машине с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года. Работница согласилась при условии выплаты компенсации. Работодатель готов выплачивать компенсацию за каждый день фактической эксплуатации швейной машины. Согласно представленному чеку ее покупная стоимость составила 11 500 руб., расходы на доставку в швейный цех работодателя — 750 руб. Необходимо рассчитать экономически обоснованный размер компенсации и составить дополнительное соглашение, если известно, что швейная машина куплена недавно (три месяца назад). Как это сделать?

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, швейные машины относятся к третьей группе со сроком полезного использования от 3 до 5 лет. Л.Д. Блик согласилась, что срок полезного использования ее швейной машины составляет 3 года. Таким образом, в течение календарного года швейная машина утратит 33% своей первоначальной стоимости (100% : 3 года), что составит 3832 руб. Именно эту сумму в течение срока действия соглашения должен выплатить сотруднице работодатель. В период с 1 марта 2010 года по 28 февраля 2011 года по графику у работницы 249 рабочих дней. Следовательно, размер компенсации за один рабочий день составит 15 руб. (3832 руб. : 249 раб. дн.).

Образец соглашения

Должностная инструкция

Важным условием для получения работником компенсации является необходимость использования каких-либо технических средств при исполнении трудовых обязанностей. Об этом следует сделать запись в должностной инструкции. Кроме того, в трудовом договоре должно быть записано, что работодатель обязуется обеспечить работника необходимым оборудованием и материалами. В противном случае выплата работнику за использование его личного имущества не будет рассматриваться как компенсационная. Рассмотрим на примере, какую запись желательно сделать в должностной инструкции сотрудника, чтобы тот мог претендовать на получение компенсации.

Личное имущество использует другой работник

Нередки ситуации, когда личное имущество сотрудника эксплуатируют другие работники организации. Это допустимо, однако нарушаются принципы, изложенные в статье 188 ТК РФ, согласно которым выплачивается компенсация за персональное использование работником личного имущества в интересах работодателя. Если производственная необходимость требует применения личного имущества работника другими работниками, целесообразно заключить договор аренды имущества. Тогда исчезают препятствия для начисления платы за пользование имуществом работника в его нерабочее время.

Прораб О.Л. Дерюгин трудится в ООО «Золотой мастерок». Он координирует работу строительных бригад, осуществляет контроль производственно-хозяйственной деятельности участка. Кроме всего прочего, он постоянно должен находиться на связи с вышестоящим руководством, иметь возможность координировать работу смежников и грузового транспорта. Так как стационарного телефона на строительном участке нет, прораб использует мобильный. Что должно быть написано в должностной инструкции работника, чтобы он мог получать компенсацию за использование личного сотового телефона?

Примерные формулировки, зафиксированные в должностной инструкции прораба даны ниже.

Фрагмент должностной инструкции

Можно оформить и дополнительные документы. Так, в частности, специалисты Минфина России в свое время выпустили письмо от 23.05.2005 № 03–03–01–04/1/275, в котором рекомендовали составлять перечень должностей, утвержденный руководителем организации, на которых использование мобильной связи является производственной необходимостью. Из данного письма можно сделать вывод, что подобные перечни желательно оформлять, если речь идет и о другом оборудовании.

Акт об использовании имущества

Если компенсация выплачивается работнику за каждый день фактического использования имущества, в конце месяца нужно составить акт, в котором будет зафиксировано количество дней и рассчитан размер компенсации в данном месяце. Помимо того, что количество рабочих дней каждого месяца года обычно различается, сотрудник может уехать в командировку, заболеть или пойти в отпуск. В этом случае его имущество не будет фактически применяться.

Акт составляется в произвольной форме и подписывается руководителем и работником. Рассмотрим на примере, как правильно составить этот документ.

Воспользуемся данными примера 1. В марте 2010 года Л.Д. Блик должна была отработать 18 рабочих дней. Однако она была на больничном 5 дней и 2 дня находилась в отпуске без сохранения заработной платы. В каком размере Л.Д. Блик получит компенсацию за этот месяц и как будет выглядеть акт?

Так как швейная машинка эксплуатировалась портнихой в марте только 11 дней (18 дн. — 5 дн. — 2 дн.), Л.Д. Блик получит за этот месяц компенсацию в размере 165 руб. (15 руб. × 11 дн.), а также возмещение расходов на доставку швейной машинки в ателье в сумме 750 руб., всего 915 руб. Акт об использовании личного имущества за март 2010 года составлен так, как показано ниже.

Образец акта

Приказ о выплате компенсации

На основании соглашения между работодателем и работником об использовании личного имущества последнего при выполнении трудовых функций, а также акта, в котором определяется размер ежемесячной компенсации, руководителем издается приказ о выплате компенсации. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Налогообложение и бухгалтерский учет компенсации и возмещения расходов

НДФЛ. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса от обложения НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

В указанной статье речь идет о компенсациях, установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов РФ или решениями представительных органов местного самоуправления. Есть еще одна оговорка в данной статье — компенсация не должна превышать установленную норму. Однако нормы утверждены только для использования в интересах работодателя автомобилей и мотоциклов. В отношении оборудования (помимо автомобилей и мотоциклов) подобный лимит не установлен — достаточно договоренности между работником и работодателем о размере компенсации и его экономического обоснования, как указано в письме Минфина России от 17.06.2009 № 03–04–06–01/138. При соблюдении этих условий вся сумма компенсации не облагается НДФЛ.

Страховые взносы. До недавнего времени компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя не облагалась ЕСН. Это следовало из нормы подпункта 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. Об этом, в частности, говорилось в письме Минфина России 02.03.2006 № 03–05–01–04/43.

С 1 января 2010 года глава 24 «Единый социальный налог» Налогового кодекса утратила свою силу на основании Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»».

С связи с заменой ЕСН страховыми взносами при решении данного вопроса следует обращаться к Федеральному закону от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Если использование личного имущества работника в интересах работодателя оформлено соглашением сторон трудового договора, суммы компенсации соответствуют критериям статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и являются объектом для начисления страховых взносов. Однако на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 они страховыми взносами не облагаются. Согласно этой норме не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Налог на прибыль. Сумму компенсации можно включить в налогооблагаемую базу при определении налога на прибыль, если компенсация соответствует требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. Расход на выплату компенсации должен быть экономически оправдан, произведен для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, и документально подтвержден.

Несмотря на то, что норм в отношении данного вида компенсации не установлено, расходы должны быть разумными. В противном случае расход не будет экономически оправдан. Как его определить?

В письме Минфина России от 31.12.2004 № 03–03–01–04/1/194 дана такая рекомендация. Экономически оправданным будет считаться такой размер компенсации, который примерно соответствует сумме начисленной амортизации по имуществу согласно положениям главы 25 Налогового кодекса.

Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 утверждена Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, в которой поименованы технические средства и инвентарь, а также указаны сроки их использования.

Бухучет. В бухгалтерском учете сумму компенсации относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Рассмотрим на примере, какие проводки необходимо сделать бухгалтеру.

Другие публикации:  Экспертиза средств информации

Воспользуемся данными примеров 1 и 3. Портниха ателье ООО «Солнечный зайчик» Л.Д. Блик должна получить компенсацию за март 2010 года в размере 165 руб. и возмещение расходов на доставку в сумме 750 руб. Как отразить выплату компенсации в бухучете?

Бухгалтер составил следующие проводки:

Дебет 20 Кредит 73
– 165 руб. — выплачена компенсация за использование личного имущества Л.Д. Блик в интересах работодателя за март 2010 года;

Дебет 20 Кредит 73
– 750 руб. — возмещены расходы по доставке швейной машины Л.Д. Блик;

Дебет 73 Кредит 50
– 915 руб. — выплачены Л.Д. Блик суммы компенсации через кассу предприятия наличными средствами.

Как оформить использование личного имущества в работе: размеры компенсаций, налоги (запись вебинара опубликована)

Часто компании используют в работе личное имущество работников. Это удобно, поскольку позволяет сэкономить денежные средства компании, снизить расходы, повысить эффективность работы. Но возникают вопросы: каким образом оформить использование личного имущества в работе, какие размеры компенсаций предусмотреть и какие налоги уплатить. В рамках вебинара, Шестакова Екатерина Владимировна, кандидат юридических наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», ответит на эти вопросы.

В рамках вебинара обсудим:

• Виды имущества, используемого работодателем
• Документальное оформление использования имущества
• Установление размеров компенсаций
• Особенности налогообложения
• Риски для компаний.

Хотите подробнее разобраться в теме вебинара? Редакция подобрала для Вас статьи, раскрывающие данный вопрос:

Читайте в электронном журнале

Сегодня у Вас есть шанс попробовать наш продукт, электронный журнал «Кадровое дело», бесплатно в течение 3 дней.
Редакция подобрала для Вас статьи, раскрывающие данный вопрос. Пройдите по Вашей персональной ссылке, получите бесплатный код для доступа и читайте!

Популярные вопросы

Получить пробный доступ к Системе Кадры и почитать все интересующие материалы по теме и не только.

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Н.А. Теплова, эксперт
журнал «Упрощенка» № 8/2008

Если у организации недостаточно собственных средств, чтобы приобрести, например, автомобиль, компьютер, сотовый телефон, она может использовать имущество, принадлежащее ее работникам. Расскажем, как это оформить документально

Чтобы использовать в трудовой деятельности имущество, находящееся в собственности сотрудника, с ним заключают соглашение или договор аренды. Обсудим и тот и другой документ.

Соглашение об использовании имущества работника

Если работник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему должна выплачиваться компенсация (ст. 188 ТК РФ). Ее размер стороны устанавливают в письменном соглашении, которое оформляют как приложение к трудовому договору. Разрешается в самом трудовом договоре указывать порядок использования имущества и возмещения соответствующих расходов.

Бухгалтеру для отражения затрат в налоговом учете кроме соглашения понадобятся подтверждение права собственности работника на используемое имущество и приказ о назначении и выплате компенсации (рис. 1 на с. 50).

В соглашении в первую очередь должны быть установлены правила использования имущества и выплаты компенсации. Подразумевается, что необходимо указать:

— вид имущества и его технические характеристики;

— порядок использования имущества;

— размер компенсации (если он фиксированный) или метод расчета компенсации;

— порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

— срок действия соглашения.

Условий довольно много, и, чтобы не перегружать трудовой договор, удобнее их выделить в отдельный документ (рис. 2 на с. 51).

Вид и технические характеристики имущества. Это подробное описание, в котором указываются наименование, марка, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (его копию прилагают к соглашению).

Заметим, имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться по доверенности. Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности.

Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах. Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач. Например, так: «В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле». Обоснование можно привести и в другом документе. Допустим, в должностной инструкции, а в соглашении на нее сослаться.

Размер компенсации. Выплаты полагаются сотруднику только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Лучше всего определить ежедневную сумму. Если технику используют постоянно, количество дней определяют по табелю учета рабочего времени. Необходимость использования имущества должна быть обусловлена функцией сотрудника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими внутренними документами. Если имущество используется в работе не каждый день, в конце месяца составляется акт (рис. 3). В нем указывают количество дней использования этого имущества.

Работодатель и сотрудник вправе договориться о выплате компенсации в любом размере — Трудовой кодекс его не ограничивает. Однако для налогового учета выплаченных компенсаций за использование личных автомобилей в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены нормы (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация покрывает лишь износ имущества. Но в связи с использованием имущества у работника возникает необходимость, например, в услугах связи, расходных материалах, программном обеспечении. Работодатель может оплачивать это сам или возмещать сотруднику его затраты.

Еще один важный момент. Если имущество использовать и для личных нужд, и в трудовой деятельности, то возмещаться, конечно, будут лишь производственные затраты. Их размер можно указать в том же акте, составляемом по итогам месяца.

Срок действия соглашения. Работодатель и сотрудник могут выбрать любой срок, но только не больше указанного в срочном трудовом договоре.

Ситуация. Когда компенсация не выплачивается

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с сотрудником можно заключить договор безвозмездного пользования (ссуды). Ему посвящена глава 36 ГК РФ.

В этом случае возмещать работнику затраты, связанные с износом имущества, не нужно. Однако согласно пункту 8 статьи 250 НК РФ в облагаемых доходах должна отражаться рыночная стоимость аренды на сходных условиях (ссылку на статью 250 содержит статья 346.15 НК РФ). Дело в том, что поступление имущества в безвозмездное пользование приравнивается к безвозмездному получению имущественного права. Такое же мнение и у Минфина (см., например, письмо от 20.11.2007 № 03-11-04/2/278). Расходы, возникающие при эксплуатацию объекта, принятого по договору ссуды, если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ и указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, организация вправе учитывать в налоговой базе.

Договор аренды

Арендные отношения регулируются главой 34 ГК РФ. По договору аренды арендодатель предоставляет свое имущество за плату во временное владение и пользование арендатору (ст. 606 ГК РФ). В нашем случае арендодателем выступает сотрудник, арендатором — работодатель. Мы уже подробно рассказывали об этом виде договора и сейчас напомним только основные положения.

Советуем обратиться к статье «Все о договоре аренды» // Упрощенка, 2008, № 1

В договоре аренды указываются:

— предмет аренды и его технические характеристики;

— порядок пользования имуществом;

— обязанности сторон по его содержанию;

— размер арендной платы и порядок ее выплаты;

— условия досрочного расторжения договора.

Срок действия договора. Согласно пунктам 1 и 2 статьи 610 ГК РФ договор аренды может быть как срочным, так и бессрочным (то есть без определенного срока). При заключении бессрочного договора каждая из сторон вправе в любое время от него отказаться, предупредив другую за один месяц, а при аренде недвижимого имущества — за три.

Арендная плата. Арендатор перечисляет арендодателю вознаграждение — арендную плату. Арендная плата может быть установлена в виде :

— твердой суммы, вносимой единовременно или периодически;

— доли продукции, денежных доходов или других результатов деятельности, полученных при использовании арендованного имущества;

— переданного имущества или услуг, оказываемых арендатору.

Допускается и сочетание разных форм (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Например, арендная плата за автомобиль может быть равна постоянной величине плюс проценты от выручки, полученной за выполненные на нем перевозки.

Порядок использования имущества. Арендатор обязан эксплуатировать имущество в соответствии с его назначением и условиями договора. Если это нарушается, арендодатель вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков.

Содержание имущества. Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ поддерживать арендованное имущество в исправности, содержать его и делать текущий ремонт должен арендатор. Причем за свой счет. Однако договор может быть составлен таким образом, что эти обязанности могут быть возложены на арендодателя.

Об обязанностях арендатора и арендодателя читайте также на с. 11

Капитальный ремонт, если иное не предусмотрено договором, всегда проводит арендодатель в срок, установленный сторонами. А если он не обговорен, то в разумный срок.

Если владелец имущества не проводит капитальный ремонт, арендатор вправе:

— организовать ремонт своими силами и взыскать за него деньги с арендодателя;

— потребовать снижения арендной платы;

— обратиться в суд для расторжения договора или возмещения убытков.

Несколько слов об аренде транспортного средства. Она может быть с экипажем, когда арендодатель не только предоставляет кому-то автомобиль, но и управляет им, а может быть без экипажа. Первый вариант арендодателю выгоднее, если он сам числится у арендатора водителем. Правда, тогда за текущий и капитальный ремонт отвечает тоже он. Второй вариант предполагает, что ремонт выполняет арендатор.

Независимо от того, какой заключен договор аренды транспортного средства, расходы на эксплуатацию, топливо и другие материалы несет арендатор. При заключении договора аренды без экипажа у него появятся дополнительные траты на страхование автомобиля и своей ответственности.

Образец договора аренды транспортного средства без экипажа, заключенного между работодателем (арендатором) и сотрудником (арендодателем), приведен на рис. 4 (с. 56 и 57).

Передача имущества по договору аренды подтверждается актом приема-передачи (рис. 5 на с. 58). Такой же документ составляется при возврате имущества арендодателю.

Какой вариант выбрать?

Итак, мы разобрали, как составить соглашение об использовании имущества сотрудника в целях работодателя и договор аренды. Теперь выясним, какой из них лучше заключать с той или иной точки зрения.

Соглашение оставляет право на владение и распоряжение имуществом за сотрудником. Другими словами, он продолжает свободно распоряжаться, допустим, мобильным телефоном, только деловые звонки оплачивает уже организация. Заметим, что кроме владельца никто другой не может использовать имущество в трудовой деятельности.

При договоре аренды объект переходит во владение и в пользование работодателю. Например, сданный в аренду компьютер будет задействован только на работе. К тому же к нему смогут иметь доступ и другие работники организации или индивидуального предпринимателя.

Детально об учете рассказано в статье «Компенсации за использование имущества в служебных целях» // Упрощенка, 2006, № 8

Что касается налогового учета и налогообложения, остановимся на главном.

Соглашение об использовании имущества. Как уже указывалось, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок учитываются в расходах в пределах норм. Они введены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Так, налоговую базу можно уменьшить:

— на 1200 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

— 1500 руб. — если рабочий объем двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см;

— 600 руб. — если использовались мотоциклы.

Выплаты за распоряжение другим имуществом, в том числе грузовыми автомобилями, а также суммы компенсаций сверх норм в расходах не признаются.

Компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, выданные в пределах норм, не облагаются:

— ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238), а значит, и пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ);

— взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765);

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Здесь стоит заметить, что нормы выплаты компенсаций для определения базы по НДФЛ и страховым взносам законодательно не установлены. А нормы для компенсаций за использование легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, предназначены исключительно для исчисления налога на прибыль и налога при УСН. И использовать их при расчете НДФЛ и страховых взносов налогоплательщики не обязаны, хотя Минфин в некоторых разъяснениях это советует.

Другие публикации:  Лицензия idea

См., например, письмо Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/3/513

Как же лучше поступить? Согласно статье 188 ТК РФ размер компенсаций должен быть установлен в соглашении. Следовательно, суммы компенсации, превышающие размер, указанный в соглашении, облагаются НДФЛ и взносами в ПФР и ФСС.

Договор аренды. Перечисленная арендная плата относится на расходы согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. С выплат по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в пользование, ЕСН не взимается (п. 1 ст. 236 НК РФ). Следовательно, на суммы, положенные сотрудникам по договорам аренды их личного имущества, пенсионные взносы начислять не нужно. Взносы на случай травматизма с них тоже не перечисляются (п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765). А вот НДФЛ с арендной платы потребуется удержать и уплатить в бюджет (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). При этом сумма перечисленного в бюджет НДФЛ учитывается в составе расходов на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Кроме того, заключив договор аренды, «упрощенец» сможет учесть в налоговой базе расходы, связанные с использованием арендованного имущества (например, стоимость ГСМ, затраты на ремонт и т. д.), если по договору аренды подобные затраты несет арендатор.

Получается, что налогоплательщику выгоднее будет заключить договор аренды, но рассмотрим некоторые примеры.

ООО «Медуза», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, использует личный автомобиль Е.Д. Воронкова (объем двигателя 1300 куб. см). Организация выплачивает сотруднику 300 руб. за один рабочий день. В августе 2008 года автомобиль эксплуатировали весь месяц. Определим, что было бы лучше заключить в этом случае: соглашение об использовании личного имущества сотрудника в трудовой деятельности или договор аренды.

В августе 21 рабочий день. Организация выплатила сотруднику компенсацию в сумме 6300 руб. (300 руб.#21 раб. дн.).

Вариант 1. ООО «Медуза» подписало с Е.Д. Воронковым соглашение об использовании его автомобиля.

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб. Поэтому уменьшить налоговую базу можно только на эту сумму (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сверхнормативная сумма компенсации 5100 руб. (6300 руб. – – 1200 руб.) в налоговый учет не попадет.

Так как компенсация выплачена в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ и страховыми взносами она не облагается.

Вариант 2. ООО «Медуза» заключило с Е.Д. Воронковым договор аренды.

Взносы в ПФР и ФСС не начисляются, а НДФЛ составит 819 руб. (6300 руб.#13%).

Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ в расходы можно включить перечисленную арендную плату — 5481 руб. (6300 руб. – 819 руб.) и НДФЛ — 819 руб.

Сравнив суммы расходов, которые можно будет учесть в том и другом случае (1200 руб.

Использование личного имущества работника

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?
Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:
какое имущество может быть использовано в производственных целях;
для чего это делается;
какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;
во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл). На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников. Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей. Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией. В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя. Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:
1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.
2. Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.
Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения. С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.
Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка. Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля. Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013

М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Это надо знать. Министерство финансов России в своих письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее: в соответствии со ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ранее действовал Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ, с 01.01.2013 действующим является Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы — путевые листы.
Для федеральных государственных гражданских служащих правила и размер компенсации за использование личного транспорта определены Постановлением Правительства от 02.07.2013 N 563.

И таких примеров немало, но почему? Казалось бы, если в трудовом договоре указано, что работник для выполнения своих основных функций использует личное имущество, в частности автомобиль, и получает за это компенсацию, то почему суды отказывают истцам во взыскании невыплаченных компенсаций с работодателей?
В основном причина заключается в отсутствии письменного соглашения или других документов, наличие которых предусматривает это соглашение.
При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:
точное наименование личного имущества;
его отличительные признаки, например, серийный номер;
стоимость имущества на дату заключения соглашения;
основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).
В соглашении (см. приложение) следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения.
Если сотрудники используют личные мобильные телефоны для ведения служебных разговоров, то размер компенсации может быть установлен приказом по организации, как свидетельствует судебная практика по спорам с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования. Однако соглашение сторон об использовании сотрудниками своего мобильного телефона должно быть закреплено отдельным документом. Это может быть трудовой договор или приложение к нему. Также не следует забывать, что компенсация за использование личного имущества не может осуществляться при нахождении сотрудника в отпуске или его отсутствии на рабочем месте по болезни (см. Письмо Министерства финансов от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
Есть особенности в оформлении использования личного имущества руководителей организаций или лиц, исполняющих их обязанности. Использование личного имущества руководителя предприятия им самим ограничено положением п. 3 ст. 182 ГК РФ: «Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично» (см. решение Новгородского районного суда Новгородской обл. по делу N 2-1650/13). То есть, например, директор предприятия не может использовать свой личный автомобиль в представительских целях и при этом сам находиться за рулем.
Возмещение конкурсному управляющему использования своего личного имущества при осуществлении им деятельности в рамках дела о несостоятельности (банкротстве) возможно только при наличии согласия собрания кредиторов, что следует, например, из постановления 6-го арбитражного апелляционного суда г. Хабаровска от 29.01.2014 N 06АП-7180/2013.
Важно учитывать, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится в ряде нормативно-правовых актов, в том числе в Письме Фонда социального страхования от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 «Обзор ответов на вопросы по применению положений Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» и Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Необходимо отметить, что Трудовой кодекс в частности и трудовое законодательство в целом не ограничивают стороны соглашения в определении размера возмещения расходов за использование имущества работника, но все же существует ряд ограничений, связанных с особенностями налогового законодательства (см. пример).

Пример
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» устанавливает размер компенсации за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно в размере 1200 рублей, свыше 2000 куб. см. — 1500 рублей, на мотоциклы — 800 рублей. Однако данное ограничение направлено не на ущемление прав участников соглашения — оно вытекает из подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации от 05.08.2000 N 117-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 25 ст. 255 НК РФ, регулирующих исчисление налога на прибыль организации и относящихся исключительно к вопросам налогообложения.

Соответственно, нужно иметь в виду, что превышение законодательно закрепленных ограничений в размере компенсации за использование личного имущества работников повлечет за собой увеличение налоговой нагрузки на предприятие.
Существенное условие для заключения соглашения об использовании личного имущества работника — наличие необходимых полномочий у лица, дающего разрешение на использование имущества. Таким лицом может быть: начальник цеха, мастер участка, сестра-хозяйка, начальник учебной части школы. Организация определяет это сама, исходя из своей структуры и способов выполнения бизнес-процессов. На предприятиях, где работают 10 000 сотрудников, этих людей может быть несколько, а там, где 100, — один человек. Государственных нормативных актов, указывающих, кто не может быть назначен таким лицом по уровню должности или ее названию, — не существует.
В качестве документа, подтверждающего данные полномочия непосредственного или прямого руководителя, следует рассматривать локальный нормативный акт организации или доверенность, выданную надлежащим лицом. Необходимо включить в этот документ прямую формулировку, указывающую на то, что должностное лицо от имени работодателя имеет право давать разрешение сотруднику использовать личное имущество в производственной деятельности. Отсутствие такого документа может повлечь возникновение спора: так, например, исходя из отсутствия по должностным обязанностям необходимых полномочий у старшей медсестры, суд отказал истице в удовлетворении требований о взыскании денежных средств, затраченных на приобретение спецодежды (дело N 2-238/2013

М-204/2013, решение Заларинского районного суда Иркутской области РФ от 12 июля 2013 г.).
Также примечательны судебные решения по вопросам компенсации использования личного имущества работника, в которых суд основывается на условиях труда и особенностях служебной деятельности работника, закрепленных в трудовом договоре или должностной инструкции.

На практике
Пример 1. Няганский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа в решении от 23 апреля 2012 г. отказал работнику пожарной части в возмещении расходов на использование личного транспортного средства. Основанием для отказа стало следующее обстоятельство: выплаты производятся в случаях, если работа сотрудника по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, однако, согласно имевшейся должностной инструкции, работа пожарного разъездной не являлась, т.к. в случае возникновения пожара доставка пожарных к месту тушения осуществляется на пожарном автомобиле.
Пример 2. При рассмотрении спора в Симоновском районном суде г. Москвы от 28 июня 2010 г., подтвержденного определением по делу от 30 ноября 2010 г. N 33-37107 судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда, суд также исходил из фактических обстоятельств дела, основываясь на том, что, согласно должностной инструкции регионального торгового представителя, последний должен иметь специальные навыки по вождению автомобиля и иметь права категории «В», кроме того, согласно должностной инструкции, работник был обязан регулярно лично посещать каждого клиента согласно маршруту, а также вести постоянный поиск новых клиентов. Несмотря на то что материалами дела установлено, что соглашение о возмещении истцу расходов в связи с использованием личного транспорта в служебных целях между сторонами в письменном виде не заключалось, суд принял решение о взыскании компенсации в счет возмещения расходов на бензин, мобильную связь, амортизацию транспортного средства.

Это надо знать. В соответствии с положениями раздела XI ТК РФ основными элементами, необходимыми для принятия решения о выплате компенсации за повреждение или уничтожение личного имущества работника, являются:
1. Наличие вины работодателя в уничтожении или повреждении указанного имущества и, разумеется, отсутствие вины сотрудника.
2. Наличие причинно-следственной связи между причинением вреда и противоправными действиями работодателя.
3. Возмещение ущерба должно производиться независимо от того, возмещались или нет расходы, связанные с пользованием уничтоженного или поврежденного имущества.
Согласно смыслу ст. 235 ТК РФ отсутствие письменного соглашения об использовании имущества не является основанием для отказа в компенсации.

Во избежание возникновения неоднозначных ситуаций и, как следствие, судебных споров при отсутствии отдельного соглашения или отсутствии условий об использовании личного имущества работника непосредственно в самом трудовом договоре работодателям необходимо быть предельно конкретными и внимательными в формулировках и требованиях, указываемых в локальных нормативных актах, определяющих функциональные обязанности сотрудника.
Помимо уже рассмотренной категории вопросов, следует выделить ситуации, связанные не с компенсациями за использование личного имущества, а с возмещением вреда, причиненного уничтожением или повреждением собственного имущества работника.

На практике. Согласно решению Мещанского районного суда г. Москвы от 22 декабря 2009 г. и определению судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда по делу от 3 августа 2010 г. N 33-22649 работнику было отказано в удовлетворении требований к работодателю о возмещении ущерба, вызванного пропажей денежных средств. Истец подал исковое заявление о возмещении ущерба, ссылаясь на то, что при выполнении своих трудовых обязанностей в помещении работодателя при возвращении на свое рабочее место он обнаружил, что выдвижные ящики тумбочки вскрыты, и денежные средства отсутствуют. Он направил работодателю заказным письмом докладную записку об обнаружении данного факта, однако работодатель в возмещении денежных средств отказал. Суд, принимая решение, основывался на том, что главным условием возмещения ущерба является факт его причинения работнику при исполнении им трудовых обязанностей или в связи с трудовыми отношениями.

Таким образом, во избежание необоснованных претензий со стороны работников по компенсациям за уничтоженное или поврежденное личное имущество разумнее всего включить описание правил хранения личного имущества персонала на территории работодателя в локальные нормативные акты. Таким документом могут стать Правила внутреннего трудового распорядка организации (см. пример), с которыми, естественно, каждый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Пример

Правила внутреннего трудового распорядка

5. Основные права и обязанности Работодателя.

5.5. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
5.6. За имущество, принадлежащее работнику и используемое им в рабочих целях без ведома работодателя, работодатель ответственности не несет.

Вопросы, связанные с компенсациями работникам за используемое в производственной деятельности личное имущество, достаточно часто обсуждаются в периодических изданиях для бухгалтерских и финансовых подразделений, попадая в поле зрения работников служб персонала и отделов кадров. Но необходимо помнить и о второй стороне вопроса, связанного с личным имуществом работников, — если оно повреждено или уничтожено по вине работодателя, то придется выплатить компенсацию сотруднику, причем такая выплата должна быть произведена из прибыли предприятия.

Соглашение N 1
об использовании личного имущества

г. Москва 1 февраля 2014 года

ООО «Весна», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сидорова Валерия Игоревича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Павел Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Предмет соглашения.
1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки «Шевроле-лачетти», государственный регистрационный знак У167КВ177, идентификационный номер (VIN) XUUNA345J70000 234, год выпуска 2007, двигатель N 909 111К, кузов (коляска) N XUUNA345J70000234, цвет Бежевый, паспорт транспортного средства (ПТС) — серия 22 ТС N 222 222, свидетельство о регистрации транспортного средства — серия 33 TY N 333 333, в служебных целях на основании служебных заданий.
2. Обязанности сторон.
2.1. Работодатель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие платежи за износ автомобиля, расходы на текущий ремонт и техническое обслуживание, на приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1500 (одной тысячи пятисот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течение месяца на основании учета служебных поездок.
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль в течение рабочей недели на основании выданных Работодателем служебных заданий.
2.2.2. Не допускать неэффективного применения автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, согласно листу учета служебных поездок на личном транспорте, прилагаемому к настоящему соглашению.
3. Порядок расчетов.
3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплачивает другие расходы. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2 настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу в сроки, определенные для выплаты заработной платы за месяц.
3.3. Выплата, указанная в п. 2.1.2 настоящего соглашения, не выплачивается за время нахождения Работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
3.4. Основанием для компенсационной выплаты является приказ Генерального директора.
4. Ответственность сторон.
4.5. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения правил дорожного движения.
4.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего соглашения виновная сторона несет ответственность согласно действующему законодательству.
5. Срок действия соглашения.
5.1. Настоящее соглашение вступает в силу 1 февраля 2014 года и может быть прекращено по письменному согласию обеих сторон, требованию Работодателя в случае, если надобность в использовании личного автотранспорта отпала, или в случае невозможности использования Работником личного автотранспортного средства в служебных целях, а также может быть расторгнуто в судебном порядке по требованию одной из сторон, в том числе при невыполнении другой стороной условий настоящего соглашения. соглашение прекращается также при расторжении трудового договора между сторонами (независимо от причин).
6. Прочие условия.
6.7. Настоящее соглашение составлено в двух подлинных экземплярах — по одному для каждой из сторон.
6.8. В случаях, не предусмотренных настоящим соглашением, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
7. Адреса, реквизиты и подписи сторон.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *