Приказ о создании ахо

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

В делопроизводстве сложилась практика разделения распорядительных документов на приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу. Единственным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации распорядительных документов, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000 г., в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень). Перечень (ст. 6) вводит несколько иное разделение приказов (распоряжений):

— приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно);

— приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – 75 лет ЭПК);

— приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения – 5 лет).

Кроме того, Перечень поясняет, что приказам (распоряжениям) по основной деятельности, присланным для сведения, устанавливается срок хранения «До минования надобности». Следовательно, если организации получают распорядительные документы из вышестоящих организаций, они должны выделять их в отдельный массив (отдельное дело) с соответствующим сроком хранения.

ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. Но какие именно документы относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет в нормативных документах не сказано. Однако, учитывая срок хранения этих документов – 75 лет, можно предположить, что это те приказы (распоряжения), которые в дальнейшем могут использоваться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, то есть получения информации о трудовом стаже работников, заработной плате, наградах и др. Тематику этих приказов (распоряжений) можно определить следующим образом:

  • прием на работу (заключение трудового договора);
  • увольнение (прекращение трудового договора);
  • перевод на другую работу;
  • поощрение работников;
  • премирование;
  • установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;
  • предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
  • предоставление отпусков по уходу за ребенком;
  • изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);
  • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим;
  • повышение классности (разряда) работника;
  • расследование несчастных случаев с работниками;
  • направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну);
  • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
  • прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции:

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

10.2. Эксплуатация зданий, помещений;

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  • утверждение структуры организации и ее изменение;
  • утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  • сокращение штатной численности;
  • утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  • создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
  • проведение аттестации персонала;
  • планирование деятельности;
  • контроль за деятельностью (отчетность);
  • установление режима работы и внесение изменений в него;
  • финансирование деятельности;
  • материально-техническое обеспечение;
  • информационное и документационное обеспечение и др.

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями. По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется. Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются.

Обратите внимание

В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом:

государственные, муниципальные организации – 10 лет;

негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

Образец приказа по основной деятельности

Приказной документ представляет собой правовой акт, который издается со стороны руководителя управленческого органа, действующий в целях решения любых оперативных задач, которые перед ним стоят. Подготовка этих бумаг осуществляется на основании поручения генерального руководителя в адрес руководителя отдельных подразделений.

В отдельных ситуациях, которые являются наиболее сложными, может происходить создание дополнительных комиссий, членами которых являются представители нескольких отделов.

Так как задачи могут носить основной и оперативный характер, то приказные документы такого направления могут классифицироваться по двум типам:

  • основной деятельности, которые издаются в рамках исполнения основных организационных и стратегических задач;
  • административной и организационной работе – такие приказы относятся непосредственно к оперативным и хозяйственным вопросам.

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Другие публикации:  Roh проживание

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

  • вступлении руководителя в должность;
  • возложении на главного начальника определенных обязанностей;
  • назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;
  • наделении правом подписи;
  • назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;
  • утверждении штатного расписания рабочего времени;
  • формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;
  • вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;
  • вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;
  • обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;
  • применении сотовой связи;
  • факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;
  • формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;
  • графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению:

  • по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;
  • по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;
  • по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Как оформляется

Закрепление набора требований относительно ряда документации, отнесенных к категории организационно-распорядительных моментов, наблюдается в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

  • название компании;
  • наименование документа;
  • регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
  • тема распоряжения;
  • текст приказной бумаги;
  • место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
  • отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

  • номер регистрации;
  • дата, в которую документ был подписан;
  • название и краткая структура;
  • данные об ответственных лицах;
  • исполнительские отметки;
  • примечания.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

  1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
  2. Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
  3. Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
  4. Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

  1. Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
  2. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Основные реквизиты

Оформление приказной бумаги производится на специальном бланке, традиционно этот документ включает в себя определенный набор реквизитов:

  • постоянные элементы единого бланка – эмблема, название фирмы, описание типа документации;
  • переменные данные включают в себя такие основные материалы, как дата, номер регистрационного значения, место формирования, название, текстовая часть, приложения, подпись, визы.

Это основа, которую должен знать любой специалист, принимающийся за составление этой уникальной бумаги.

Для чего создается

Приказ по основной деятельности выступает в качестве основного и неотъемлемого элемента любой организационно-распорядительной документации. Ни одна компания не в состоянии обойтись без этой бумаги. Ведь в первую очередь она выступает в качестве эффективного метода обозначения задач, а во вторую – является мощным способом контроля.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

  1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
  2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
  3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
  5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Особенности для административно-хозяйственного отдела

Административно-хозяйственный отдел является важным структурным звеном в любой организации. В рамках ведения коммерческой и хозяйственной деятельности у специалистов возникает несколько основных вопросов. Например, один из них заключается в том, есть ли необходимость регистрации АХО и основной деятельности по отдельности.

На самом деле, точный ответ может дать только организация, ведь подобные мероприятия происходят строго в соответствии с ее решением. Тем не менее, делать это желательно, ведь приказные документы по Основной деятельности хранятся на постоянной основе, а приказы для административно-хозяйственного отдела действуют всего 5 лет.

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.

Приказ о создании ахо

«Профессиональное сообщество специалистов административно-хозяйственной деятельности»

«Объединение АХП» на конференции в Торгово-промышленной палате РФ

«Объединение АХП» — разработчик профстандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности». Утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 02.02.2018 г. №49н .

Зарегистрирован 11.04.2018 г. №50729, вступил в силу 24 апреля 2018 г.

Должностная инструкция администратора АХО

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение на должность и увольнение Администратора Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки осуществляется приказом Генерального директора ООО «ААА» (далее по тексту – Общество).

1.2. Основной задачей Администратора является обеспечение деятельности сотрудников Общества.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела, а в его отсутствие – Первому заместителю Генерального директора Общества.

1.4. На время отсутствия Администратора (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) права и обязанности администратора переходят к исполняющему обязанности Администратора, который назначается приказом Генерального директора.

Другие публикации:  Как получить выписку из егрп воронеж

1.5. Администратор должен знать:

§ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества;

§ структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

§ правила и методы организации обслуживания посетителей;

§ виды оказываемых услуг;

§ основы экономики, организации труда и управления;

§ основы маркетинга и организации рекламы;

§ планировку и порядок оформления помещений;

§ основы эстетики и социальной психологии;

§ законодательство о труде;

§ правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется:

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— правила внутреннего трудового распорядка Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.7.На должность Администратора назначаются лица, имеющие среднее (полное) образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

На Администратора возлагаются следующие функции:

2.1. обеспечение хозяйственной деятельности Общества;

2.2. контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

2.3. ведение учета в рамках своей компетенции и предоставление установленных форм отчетности.

3.1. обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей;

3.2. принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

3.3. рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов Общества сотрудниками Общества, проводит необходимые организационно-технические мероприятия;

3.4. осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

3.5. обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории;

3.6. контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;

3.7. информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

3.8. следит за чистотой и порядком в офисе, контролирует исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;

3.9. производит закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;

3.10. организовывает и контролирует работу уборщицы;

3.11. организовывает поздравления сотрудников, партнеров и клиентов Общества с праздничными датами и в других необходимых случаях;

3.12. осуществляет взаимодействие с арендодателем по вопросам коммунального обслуживания арендуемых площадей;

3.13. организует своевременный ремонт оборудования;

3.14. получает и хранит канцелярские принадлежности, необходимые хозяйственные материалы, оборудование и инвентарь, обеспечивает ими структурные подразделения Общества;

3.15. составляет установленную отчетность;

3.16. организует питание работников во время обеденного перерыва.

Администратор имеет право:

4.1. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые сведения о состоянии оборудования, наличия и расходования материалов;

4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения, направленные на улучшение его работы;

4.3. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей;

4.4. принимать решения в рамках своей компетенции.

Администратор Административно-хозяйственного отдела несет ответственность за:

5.1. своевременность приобретения необходимых в работе Общества материалов;

5.2. сохранность документации;

5.3. правильность составления и своевременность предоставления отчетов Начальнику Административно-хозяйственного отдела;

5.4. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.6. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

Администратор в рамках исполнения данной инструкции взаимодействует с:

6.1. Начальником Административно-хозяйственного отдела — по вопросам, входящим в его компетенцию, но требующих согласования с вышестоящим руководителем;

6.2. всеми структурными подразделениями Общества по вопросам получения:

§ заявок на обеспечение мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации управленческого труда, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т.п.;

§ отчетов об использовании материальных ресурсов;

§ заявок на хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;

§ заявок на проведение ремонтных работ;

§ заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов.

6.3. всеми структурными подразделениями по вопросам представления:

§ материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря и т.п.) по заявкам структурных подразделений;

6.4. Управлением учета и отчетности по вопросам получения:

§ данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарно-материальных ценностей;

§ сведений о движении материальных средств;

6.5. Управлением учета и отчетности по вопросам представления:

§ заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в структурных подразделениях Общества по прямому назначению;

§ предложений по реализации излишнего оборудования и т.п.;

§ данных учета движения материальных ресурсов на складах Общества;

§ смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Общества, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.);

§ смет расходов на приобретение мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, и т.д.

6.6. Юридическим управлением по вопросам получения:

§ консультаций по правовым вопросам;

§ разъяснений действующего законодательства;

§ заключений о соответствии действующему законодательству представленных на правовую экспертизу документов.

6.7. Юридическим управлением по вопросам представления:

§ документов на правовую экспертизу и для визирования;

§ запросов по правовым вопросам.

6.8. Секретарем-референтом – передает документы на тиражирование и отправку, получает документы, поступившие в его адрес.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Основными критериями оценки деятельности Администратора являются своевременность и правильность исполнения поручений и требований настоящей Инструкции.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

· изменения структуры Общества;

· изменения функций Административно-хозяйственного отдела;

Положение об административно-хозяйственном отделе

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности административно-хозяйственного отдела Центрального филиала Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный университет правосудия» (г. Воронеж) (далее – филиал).

1.2. Административно-хозяйственный отдел осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства филиала.

1.3. Административно-хозяйственный отдел является самостоятельным структурным подразделением филиала и подчиняется непосредственно директору филиала.

1.4. В своей деятельности административно-хозяйственный отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Российский государственный университет правосудия» (далее – Университет) и филиала и настоящим положением.

1.5. Структура административно-хозяйственного отдела определяется штатным расписанием. Работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом директора филиала в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми директором филиала.

1.8. Руководство отделом осуществляет начальник административно-хозяйственного отдела, который назначается и освобождается от должности приказом директора филиала.

1.9. Административно-хозяйственный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями филиала, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.11. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники административно-хозяйственного отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1.Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства филиала.

2.2. Материально-техническое обеспечение структурных подразделений филиала.

2.3. Административное и хозяйственное обеспечение учебного процесса и подразделений филиала.

2.4.Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений филиала академии, прилегающей территории, а также арендованных для учебного процесса площадей, в соответствии с правилами и нормами промышленной, санитарной и пожарной безопасности.

2.5. Планирование и организация ремонта помещений филиала, контроль за качеством его проведения, правильного составления смет, приемка ремонтных работ.

2.8. Решение иных задач.

3.1. Организация контроля в филиале за обеспечением тепло- и электроэнергией, водоснабжением, соблюдением противопожарной безопасности.

3.2. Обеспечение закупки пожарного инвентаря и оборудования зданий и помещений филиала в соответствии с нормативами.

3.3. Изучение потребностей структурных подразделений филиала в товарно-материальных ценностях, площадях для их нормативного размещения в здании, создание необходимых условий для работников филиала.

3.4. Проведение учета и анализа использования служебных помещений филиала, внесение предложений по их рациональному использованию и перераспределению между структурными подразделениями филиала.

3.5. Получение заявок от структурных подразделений филиала на материально-технические ценности, определение текущей и перспективной потребности в них.

3.6. Обеспечение подразделений филиала мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведение своевременного ремонта.

3.7. Получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, обеспечение ими подразделений филиала, ведение учета расходования, а также их своевременное списание.

3.8. Организация хозяйственного обеспечения совещаний, семинаров и конференций, проводимых в филиале.

3.9. Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных норм и правил, и выполнение санитарно-противоэпидемических мероприятий.

3.10. Организация медицинского обследования студентов и сотрудников филиала, а также ежедневного предрейсового медицинского осмотра водителей филиала.

3.11. Внедрение средств автоматизации труда работников филиала.

3.12. Организация и проведение мероприятий по охране труда, контроль за их соблюдением.

3.13. Организация работы по гражданской обороне и предупреждение чрезвычайных ситуаций.

3.14. Ведение и учет складского хозяйства филиала.

3.15. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с назначением и задачами филиала.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1. Работники имеет право:

требовать от подразделений филиала предоставления заявок на материальные ценности;

Другие публикации:  Нужен ли трудовой договор на ип

запрашивать и получать от директора филиала и его структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

проверять целесообразность расходования подразделениями филиала материальных ценностей, получаемых со складов административно-хозяйственного отдела;

осуществлять контроль за списанием ГСМ, автозапчастей и др.

вносить предложения директору филиала по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников административно-хозяйственного отдела.

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на административно-хозяйственный отдел задач и функций несет начальник отдела.

5.2. Степень ответственности других работников административно-хозяйственного отдела устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Административно-хозяйственный отдел взаимодействует:

с руководством филиала: выполнять указания и поручения руководства качественно и в установленные сроки;

с учебным отделом, деканатами и кафедрами: обеспечивать учебный процесс согласно предоставленным заявкам;

с бухгалтерией: в установленные сроки предоставлять отчетность по хозяйственной деятельности филиала;

с отделом кадров: по вопросу приёма и увольнения работников отдела;

с отделом компьютерных технологий и технического обеспечения учебного процесса по внедрению в работу административно-хозяйственного отдела новых информационных технологий и разработок;

7.1. Административно-хозяйственный отдел организует свою работу в соответствии с Правилами внутреннего распорядка Университета.

7.2. Руководство административно-хозяйственным отделом осуществляет начальник отдела, который несет полную ответственность за результаты работы в пределах своей компетенции. Работники административно-хозяйственного отдела принимаются на работу путем заключения трудового договора.

7.3. Работники отдела, независимо от занимаемой должности, обязаны строго соблюдать законодательство о труде, регламентирующее их деятельность, требования служебных инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и этических норм поведения государственного служащего, повышать квалификацию.

Примерное положение об административном (административно-хозяйственном) отделе

1. Общие положения.

Административно-хозяйственный отдел является самостоятельным структурным подразделением компании (предприятия), которое подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам (административному директору или управляющему делами).

Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляются приказом генерального директора компании.

Административно-хозяйственный отдел возглавляется начальником отдела (офис-менеджером), назначаемым на должность приказом генерального директора предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (административного директора или управляющего делами).

Административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании или организации, осуществление функций, являющихся вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.

Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия.

Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (управляющего делами) и начальника административно-хозяйственного отдела (офис-менеджера).

4.1. Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль за исправностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции.

4.2. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии противопожарного инвентаря. Соблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Составление схемы размещения офисных служб, отделов, средств и оборудования.

4.3. Оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.

4.4. Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, оборудования. Организация сервисно-профилактических работ.

4.5. Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами. Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

4.6. Ведение установленной отчетности.

4.7. Организация служебных поездок сотрудников, приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

4.8. Организация работ и контроль состояния, внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений. Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.

4.9. Обеспечение материально-технической и административной поддержки при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.

4.10. Организация услуг связи – ведение договоров на услуги связи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС, на аренду нужного количества линий, сервисного договора, вызов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ведение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефонные переговоры.

4.11. Выполнение работ по организации питания работников во время обеденных перерывов. Контроль соблюдения трудовой дисциплины и распорядка рабочего дня.

4.12. Организация работы транспорта компании, контроль расходов.

4.13. Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ.

4.14. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы, поиск возможностей снижения расходов.

Составление проекта сметы накладных расходов.

4.15. Организация обучения сотрудников офиса навыкам использования офисного оборудования, средств связи.

4.16. Организация работы секретариата. Информационная поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.

4.17. Страхование имущества и транспорта компании.

4.18. Осуществление контроля приема и регистрации посетителей.

5.1. Требовать представления подразделениями предприятия заявок, отчетов, материалов, информации, необходимых отделу для осуществления его деятельности.

5.2. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Контролировать рациональное расходование подразделениями материалов и средств, выдаваемых отделом.

5.4. Контролировать сохранность мебели, вспомогательных средств, в том числе технических средств, мебели, имущества, других материальных ценностей, материалов, оборудования.

5.5. Требовать выполнения подразделениями предприятия противопожарных мероприятий.

5.6. Требовать промежуточные данные о расходе бюджетных средств на административные нужды; требовать придерживаться составленной сметы; не превышать расходов, зафиксированных в смете.

6.1. Начальник отдела (офис-менеджер) несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.

6.2. На начальника отдела возлагается ответственность за соблюдение действующего законодательства, выполнение приказов и указаний руководства предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

6.3. Другие работники отдела несут ответственность в порядке и объеме, установленных соответствующими должностными инструкциями.

7. Служебные контакты (служебное взаимодействие).

7.1. С отделами и подразделениями компании (организации):

• По вопросам получения:

— заявок на обеспечение мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами, для выполнения рабочих обязанностей сотрудников офиса, имуществом, другими материальными ценностями, материалами, оборудованием, канцелярскими принадлежностями и т. п.;

— отчетов об использовании материальных ресурсов;

— заявок на хозяйственное обслуживание, обеспечение технической поддержки проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий; заявок на проведение ремонтных работ;

— заявок на удовлетворение потребностей отделов и подразделений в почтовых и курьерских услугах;

— заявок на организацию питания работников во время обеденных перерывов.

• По вопросам представления:

— проектов планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений);

— материальных ресурсов (мебели, оргтехники, оборудования и т. п.) по заявкам подразделений и отделов.

7.2. С главной бухгалтерией:

• По вопросам получения:

— данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств и товарно-материальных ценностей; сведений о движении материальных средств;

— утвержденных смет расходов на приобретение материальных ресурсов, содержание зданий (сооружений);

— инструкций по участию в проведении инвентаризации.

• По вопросам представления:

— заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованию в подразделениях предприятия по прямому назначению;

— предложений по реализации излишних материалов, оборудования и т. п.;

— смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.);

— смет расходов на приобретение материальных ресурсов (мебели, хозяйственных материалов, оборудования и т. д.);

С юридическим отделом: по вопросам получения консультаций, правовым вопросам; разъяснению действующего законодательства

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *