Требования этикета к деловому письму

Этикет и этика деловой переписки

Современная бизнес-реальность такова, что только 15% предпринимателей среднего и крупного уровня, стремящихся укрепить свои позиции на рынке, достигают цели. Именно по этой причине актуальность делового этикета возрастает кратно, поскольку несоблюдение его норм, в ряду иных причин, нередко приводит к разрыву полезных деловых отношений.

Общие принципы этики деловой переписки

В широкой трактовке этикой называют совокупность установок общего характера, направленных на регулирование социальных отношений. Соответственно, этика деловых отношений рассматривает вопросы, касающиеся принятого порядка и стиля взаимодействия в сфере бизнеса.

Детализацией этических аспектов деловых отношений является деловой этикет, включающий, например, порядок ведения переговоров, правила фирменного поведения, бизнес-традиции и ритуалы, элементы субординации, манеры и стили общения и письма, а также вопросы корректности в обращении с партнёрами и коллегами по бизнесу.

Значимость этики и этикета, как её составной части, заключается в том, что возникшая в результате длительной практики нормативная база в значительной степени упрощает общение, создавая в деловой сфере понятный и общедоступный контекст, позволяющий корректно достигать целей и существенно экономить время.

Иными словами, речь идёт об особом алгоритме решения деловых задач, позволяющем рационально и в бесконфликтной форме ставить и успешно достигать желаемых бизнес-целей. Уровень владения этим алгоритмом позволяет сделать непосредственные выводы о степени профессионализма партнёра по бизнесу или оппонента в деловом споре.

В этом контексте важно придерживаться следующих исходных принципов общего порядка:

  • пунктуальность везде и во всём;
  • соблюдение информационной безопасности;
  • здравый альтруизм;
  • благоприятный, соответствующий бизнес-среде имидж;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • следование правилам деловой речевой культуры.

Виды деловой переписки разнообразны и, с известной долей условности, их можно разделить на две основных разновидности:

  • межгосударственная – между госорганизациями, инопредставительствами и должностными лицами (различные ноты, меморандумы и другие формы) – элементы дипломатических сношений;
  • коммерческая – письма полуофициального статуса, используемые в сфере бизнес-отношений между учреждениями и организациями.

Принципы составления письма

Стиль написания служебного письма, несмотря на языковые и некоторые традиционные различия, имеет под собой определённую общую основу и группу установлений, выработанных сложившейся практикой. Например, целый ряд требований протокольной направленности, определяемых положением рангов отправителя и адресата, базируется на исходных установках взаимоуважения и корректности. Поэтому, независимо от типа документа, структурно он обязательно должен содержать следующие элементы:

  • обращение (должностной статус адресата);
  • комплимент (вежливое окончание письма);
  • подпись;
  • дата (день, месяц, год и место написания послания);
  • адрес отправителя (фамилия, должностной статус, адрес размещаются вверху или внизу 1-й страницы письма).

Деловое письмо, правила этикета

Давайте определимся, что общего между деловым письмом и личным. Прежде всего, это условия доверительности в изложении материала. Адресат должен почувствовать, что с ним просто разговаривают. Это относится к письмам в большей мере, нежели к другим письменным документам.

Сегодня деловые письма все более отступают от казенных речевых оборотов, которые до недавнего времени служили не просто шаблоном изложения материала, а, скорее, непременным требованием и условием. Хотя зачастую еще встречаются фразы наподобие «настоящим уведомляю», «вам надлежит», «исходя из факта» и тому подобные.

Деловое письмо имеет определенную цель и направленность, строгое последовательное изложение фактов, конкретные просьбы и предложения, сообщения о каких-то действиях, поступках. В письмах же личного характера преимуществуют эмоции автора, эпитеты, непринужденность. Цель делового письма — получить конкретный ответ на предложение, и влияние автора должно побудить адресата к конкретным действиям. К тому же текст необходимо составить таким образом, чтобы ваша точка зрения на решение проблемы была не довлеющей, а представляющей взаимовыгодные интересы.

И еще одна тонкость. Для убеждения адресата в деловом письме следует больший акцент делать на местоимении «вы», тогда как в письме личном, дружеском больше следует говорить «я».

Разумеется, деловое письмо должно быть написано без ошибок, аккуратно отпечатано, текст размещен в соответствии с существующими требованиями и чтобы его можно было легко и с удовольствием читать, а не заниматься расшифровкой труднопонятных мест, докапываясь до истинного смысла.

На протяжении многих лет существовал обычай, согласно которому письма, адресовавшиеся подчиненными начальнику, писались от руки, а не печатались на машинке или набирались на компьютере. Теперь этот обычай практически устарел, однако в знак особого уважения обращение и комплимент лучше написать от руки, что придаст письму более личный характер. Дружеские письма, имеющие оттенок интимности и личной доверительности, принято писать только от руки. Это исключает возникновение мысли у адресата о существовании копии полученного послания.

Этикет деловой переписки

Главная > Реферат >Этика

1. Общие требования к деловому письму……………………………………….4

2. Характерные типы деловых писем……………………………………………7

3. Правила международной переписки………………………………………. 12

Список использованной литературы…………………………………………. 16

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Актуальность темы работы заключается в том, что этикет деловой переписки должен знать каждый человек не зависимо от деятельности, которой он занимается. Правильность обращения в письме и его содержание, дает собеседнику определенный портрет человека, который к нему обращается.

Целью данной работы является изучение этикета деловой переписки. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

Очертить общие требования к деловому письму;

рассмотреть характерные типы деловых писем;

изучить правила международной переписки.

Общие требования к деловому письму

Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет» отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

В учебнике «Психология и этика делового общения» приводится пример делового письма, составленного по данной схеме.

Просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем:

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу;

письмо-заявление об уходе;

письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.);

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам: письмо должно быть лаконичным, обязательно должна проставляться дата, письмо не должно содержать клеветнических измышлений, должна быть разборчивая подпись.

Общие требования к поздравительным письмам.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим приведу несколько вариантов различных поздравительных текстов.

Поздравления в связи с продвижением по службе.

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны). и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всех успехов!

Подтверждение получения поздравления.

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило огромное удовольствие.

Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).

Желаем Вам успеха и удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

Мы хотели бы выразить наши наилучшие пожелания по случаю Вашего дня рождения (юбилея).

Мы желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.

Искренне Ваш (Ваши)…

Таким образом, я очертила общие требования к деловому письму и привела некоторые примеры. Успех деловой переписки зависит от выбора бумаги, правильного обращения к собеседнику и оформления письма в целом.

Другие публикации:  Как проверить медицинский стаж

Характерные типы деловых писем

Письмо-презентация (представление) предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их специфику и т.д.).

Письмо-оферта (предложение товара). Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в специфики или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: «предлагаем твердо», если свободная, то: «предлагаем без обязательств».

Письмо-запрос. Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме. В таком письме помимо просьбы, высылаются какие-либо интересующие материалы, должны быть изложены минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

Письмо-приглашение на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вызов транспорта до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи.

Письмо-предложение. В ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации. В данных кратких рекомендациях не останавливаются на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выражением благодарности и т.д. Эти письма составляются по общепринятым стандартам. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней.

Пригласительное письмо для партнера. «Уважаемые господа» (запятая). Ниже, под словом «уважаемые», начиная с красной строки, с прописной буквы следует: «От имени. я имею удовольствие пригласить Вас. в качестве гостей. » С новой строки: «Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с Вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для Вас и интересным, и приятным». Отступив и образовав более широкие поля, т.е. даже ближе к середине страницы, с прописной буквы начинаем: «Было бы очень любезно с Вашей стороны, если бы Вы смогли ответить на наше приглашение о приезде в любое удобное для Вас время». Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с прописной буквы: «С сердечным приветом» (обязательно запятая). Ниже, под словом «с сердечным», со строчной буквы «искренне Ваш, господин Иванов». Можно без «господин», просто «Иванов». В конце ставится точка. Слева от подписи «Иванов», на этой же строке, но ближе к полям, пишется «Иванов» — печатными буквами, а роспись идет под словом «Ваш».

Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято. Штамп фирмы с левой стороны, с правой стороны — число. За основу берем английский вариант, т.е. день (числом) 12, месяц (словом) января, год (цифрами). Ниже, с левой стороны, с красной строки, с прописной буквы: «Уважаемый господин Брок» (запятая). С новой строчки: «С огромным удовлетворением (или удовольствием) принимаю Ваше любезное приглашение» (точка). Ближе к середине страницы с прописной буквы: «Я буду рад установить контакты с моими коллегами» (точка). С новой строки, с прописной буквы, ниже: «С наилучшими пожеланиями» (запятая). С новой строки почти посередине, со строчной буквы: «искренне ваш» (запятая), «Дмитриев».

Отказ от приглашения. Реквизиты те же, отступив, образовав поля, с красной строки: «Уважаемый господин Брок» (запятая). С прописной буквы, с новой строчки: «В ответ на полученное письмо от. благодарю Вас за любезное приглашение (запятая), но я не в состоянии принять его (запятая), так как я уезжаю в отпуск» (точка). Отступив ниже, образовав большие поля, с красной строки, с прописной буквы: «С наилучшими пожеланиями» (запятая). Ниже, почти посередине: «искренне Ваш» (запятая). Еще ниже: «господин Иванов» (или просто «Иванов»). А слева тоже печатными буквами будет написано «Иванов».

Рекомендательное письмо. Все реквизиты те же самые. Отступив, с прописной буквы: «Уважаемый господин Мюллер» (запятая). «Цель этого письма представить Вам господина. (такого-то)». Ниже, отступив: «Господин Иванов прибывает в Вашу страну в качестве гостя фирмы. и мы были бы признательны за помощь, которую Вы могли бы оказать в организации его визита на фирму. с целью изучения. (таких-то материалов, таких-то бумаг, таких-то чертежей и т.д.)». Ниже, почти с середины страницы, с прописной буквы: «Большое спасибо» (точка). Ниже, с прописной буквы: «Искренне Ваш, Иванов».

Письмо-благодарность за гостеприимство. Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной буквы, с красной строки слева начинаем: «Уважаемый господин Брок» (запятая). Ниже, немного отступив, с прописной буквы: «От имени. (или фирмы такой-то) я хочу поблагодарить Вас за гостеприимство, которое Вы оказали. (например, господину Иванову) во время его пребывания в Вашей стране». (Продолжается письмо тут же, рядом, в строку). «Господин Иванов имел много интересных дискуссий со своими коллегами» (точка). Ниже, почти с середины, «Искренне Ваш. «

Письмо-просьба. Есть два варианта такого письма.

Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: «Обращаемся к Вам с просьбой. (здесь вы можете поставить — или выслать, или послать) к нам. (свои реквизиты). (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)».

Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: «Мы будем весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам. (свой адрес, свои реквизиты). (то-то и то-то)». Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: «Искренне Ваша, Ирина Иванова».

Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию, может поставить: «госпожа Иванова» или просто: «Ирина Иванова». Если письмо подписывает мужчина, он должен поставить только одну фамилию: «Иванов».

Если вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово «end» — это означает «прилагается» — и указывается число приложенных страниц.

Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.

Если письмо попадает в канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью ножниц: с правой стороны конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта.

Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

Итак, я рассмотрела характерные типы деловых писем. Из этого следует, что почти для каждого случая обращения в письме, существует свой тип и требования к оформлению такого письма.

Правила международной переписки

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного — на русском языке (с подписями) и параллельного — на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты. Письмо принято делить на следующие части: сведения об отправителе, обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс); внутренний адрес или адрес получателя; дата отправления; вступительное обращение; собственно содержание письма; заключительная формула вежливости; подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности; ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.

Другие публикации:  Полисы осаго уралсиб

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.

Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов: 16th April, 2010; April 16th, 2010; April 16, 2010.

Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th.

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.

После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово — Encl. — прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа «Вниманию господина Брауна»:

Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: «Для передачи».

Таким образом, можно сделать вывод, что для переписки с иностранными лицами, необходимо соблюдать некоторые другие требования к оформлению делового письма. Это объясняется отличием понимания русского изложения от иностранных.

Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования.

Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме.

Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов.

Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса.

Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.

Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз.

Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.

С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе, деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список использованной литературы

Алехина, И. Имидж и этикет в бизнесе [Текст] / И. Алехина. – М.: Аспект Пресс, 2003.

Венедиктова, В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека [Текст] / В. И. Венедиктова. — М., 2003

Ковальчук, А.С. Основы имиджелогии и делового общения [Текст] / А. С. Ковальчук. — Ростов-на-Дону, 2003.

Шеламова, Г.М. Деловая культура и психология общения [Текст] / Г. М. Шеламова. — М., 2006.

Этикет делового письма

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Согласно этикета делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее 2 см. Весь текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет письмо.

При переписке или повторной отправке письма вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что дальнейшая переписка строится на его основе.

По правилам делового этикета при написании первого письма партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной деятельности.Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке.

Заканчивается письмо как правило словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения . Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо — это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Деловое письмо — одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения.

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо.

Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.
Такая установка существенно облегчает составление текста делового письма. Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.
Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.

Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

Другие публикации:  Проживание на море 2019

Информация в деловой переписке может быть избыточна, если в нескольких местах текста повторяется одно и то же. Особенно часто в ней встречается так называемый «информационный шум», т.е. сведения, которые не нужны адресату. Между тем стремление придать письму большую «солидность» заставляет его составителя включать сведения, не имеющие прямого отношения к делу, а только отвлекающие и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

Любое деловое письмо должно быть убедительным. В условиях перехода нашей страны к рыночной экономике «искусство убеждать» в деловой переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобрести, заказчика или потребителя продукции именно вашей фирмы.

Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, — вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловое письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений.Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка – научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы. (2)

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

– нейтральный тон изложения;

– точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

– лаконичность, краткость изложения текста;

– использование языковых формул;

– применение лексических и графических сокращений;

– преобладание страдательных конструкций над действительными;

– употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

– использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

– преобладание простых распространенных предложений.

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

24. Визы согласования письма;

25. Оттиск печати (гарантийные письма);

26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без деловой переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личностного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.

Хорошие манеры важны не только в личных контактах, они важны и в деловой переписке. Поэтому любезность, уважение прав и чувств другой стороны должны неизменно пронизывать деловое письмо.

Список используемой литературы

Румынина Л.А., Документационное обеспечение управления, Омега-Л, 2006.

Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления. Учебное пособие, Омега-Л, 2006.

Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение»,2007.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *