Управленческая отчетность в ресторане

Ресторанная бухгалтерия

Ресторанная бухгалтерия — это услуги специалистов по ведению управленческого и бухгалтерского учета на предприятии общественного питания. Далеко не в каждом кафе и ресторане целесообразно держать в штате главного бухгалтера и бухгалтера-калькулятора, для таких предприятий мы предлагаем услугу Ресторанная бухгалтерия‑ специально разработанные тарифы и услуги по организации учета в ресторане, выполняемые на аутсорсинге.

Основные услуги

1. Товарный учет и калькуляция

  • постановка и ведение товарного учета в открывающихся и действующих кафе и ресторанах
  • разработка и обновление калькуляционных карт
  • аудит товарного учета и калькуляций на предприятиях общественного питания

В работе мы применяем системы автоматизации складского учета R-Keeper StoreHouse, а также Iiko. Результатом нашей работы являются функционирующая система товарного учета, позволяющая получать актуальную информация о реальной себестоимости блюд, движении товаров, результатах инвентаризации.

2. Управленческий учет и внутренняя отчетность

  • постановка и ведение управленческого учета в открывающихся и действующих кафе и ресторанах
  • разработка форм управленческой отчетности и обучение ведению управленческого учета
  • аудит управленческого учета и внутренней отчетности на предприятиях общественного питания

В московских кафе и ресторанах московского региона мы берем на себя ведение управленческого учета и предоставление управленческих отчетов в удобной для владельцев форме. Для учета движения денежных средств и обязательств мы используем программный комплекс 1С. В специально созданной базе (для целей управленческого учета) отражаются все хозяйственные операции. Ведение управленческой базы позволяет создавать качественные аналитические отчеты и упрощает организацию контроля со стороны собственника.
Для других городов подойдет услуга по аудиту, постановке работы, разработка форм и обучение сотрудников и владельцев ресторана ведению и анализу управленческой отчетности.

3. Налоги и отчетность
Услуга по подготовке и сдаче бухгалтерской отчетности предоставляется в Москве. Каждый подготовленный отчет перед отправкой в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистики проходит тщательную проверку у нашего внутреннего аудитора. Сдача всех форм бухгалтерской и налоговой отчетности производится по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет).

Управленческий учет. Программа Капитал решение для автоматизации управленческого учета

Управленческий учет. Сайт программы Капитал.

«От того, кто не знает о своем деле все, деньги улетают как мухи…» — Лука Паччиоли (1445-1520), изобретатель двойной записи

Cейчас на предприятии общественного питания ответы на эти вопросы можно получить из нескольких источников:

  • кассовая система (например, R-keeper) -учет реализации, частичный учет денежных средств;
  • калькуляция и складской учет (например, StoreHouse) — учет движения товаров, себестоимость, контроль остатков; расчет валовой прибыли;
  • бухгалтерия (например, 1C) — бухгалтерский учет, налоговый учет;
  • финансовый учет (как правило, ведется в Excel) операционные доходы и расходы, взаиморасчеты с контрагентами.

Для эффективного управления рестораном, руководителю необходимо иметь целостное представление о деятельности. А учредителю понимать, окупятся ли его вложения. Для этого нужно собрать, проанализировать и сопоставить информацию из всех этих источников. И представить полученную управленческую информацию в удобном и понятном виде. Но:

  • на это нужно потратить время;
  • не исключен риск ошибок;
  • отсутствует возможность контроля достоверности получаемой информации.

Если речь идет о группе предприятий, то ситуация только усугубляется. Как руководителю и учредителю оперативно получать достоверную информацию о состоянии дел, а сотрудникам ресторана заниматься текущей работой и не тратить время на сбор и обработку больших потоков финансовой информации?
Для этого необходим инструмент, который позволит:

  • отобразить все операции, исключив риск ошибок;
  • собрать (консолидировать) информацию из тех источников, где учет уже автоматизирован (R-keeper, StoreHouse, 1С:Бухгалтерия);
  • получить полную управленческую информацию о деятельности и проконтролировать ее достоверность.

Cистема К апитал: Ресторан была специально разработана для ведения управленческого учета на предприятиях общественного питания и индустрии гостеприимства. Это инструмент для владельцев и руководителей предприятий. Он предназначен для ведения учета всех реальных денежных и товарных потоков компании и формирования полной финансовой отчетности.
Вся информация в системе отображается по методу двойной записи — это позволяет исключить риск ошибок при вводе, и риск «потери», какой либо цифры в учете. Если использовать кассовый метод, при котором просто ведется хронологическая запись денежных расходов и доходов по статьям, то учитывается только «куда делись», а вот это самое «откуда-то взялись» порождает бесконечные дополнительные таблицы. Двойная запись элегантно решает этот вопрос, учитывая сразу, в момент занесения операции, оба ее конца, и откуда, и куда. Таким образом, в записи сразу содержится информация, например, что товар поставлен в долг. Т.е. на одном конце будет Поставка товара, на Другом конце — Долг покупателя. Когда Покупатель оплатит товара, возникнет запись, где на одном конце — Расчетный счет — На дргуом конце Долг покупателя. Деньги, учтенные таким способом, невозможно потерять!
Для сортировки ряда однотипных операций, которые относятся к разным объектам одной сети (юридическим лицам, направлениям деятельности, проектам и т.п.), можно использовать специальные метки — произвольные дополнительные аналитические признаки- Классы. Это позволит быстро отбирать или сортировать информацию по любому такому Классу. Если операция ранее была отображена в другой учетной систем (StoreHouse, 1C и др.), то эту информацию можно просто экспортировать в Капитал:Ресторан и не тратить время на повторное занесение вручную в систему Управленческого учета.

В отличие от ведения учета с помощью сводных таблиц (например, Excel), где одна и та же операция отображается часто сразу в нескольких таблицах, в зависимости от их назначения. Работа с единой базой данных позволяет просто фиксировать операции в едином информационном пространстве, и уже с помощью отчетных форм иметь доступ к этим операциям. У каждой отчетной формы свое назначение и в каждом отчете отображается информация именно по тем операциям, которые относятся именно к этому виду анализа.
Так в Управленческом Балансе отображаются остатки по всем счетам денежных средств, суммовые остатки по всем активам (товары на складах, стоимость оборудования, другого имущества), по всем долгам, как со стороны Предприя поставщикам, так и Покупателей Предприятию, и. т.п.

В отчете о Прибылях и убытках можно проанализировать рентабельность Предприятия. Увидеть все Доходы и Расходы.

В Движении денежных средств есть все входящие и исходящие денежные потоки, с детализацией по статьям поступления и выбытия денежных средств.

Все отчеты системы Капитал2008:Ресторан:

  • доступны в любой момент времени, для их формирования не требуется каких-либо предварительных действий (перерасчета остатков, закрытия счетов и т.п.);
  • имеют гибкую и моментальную связь с первичными документами и бухгалтерскими операциями, что позволяет проследить происхождение любых итоговых сумм;
  • могут быть построены в произвольном аналитическом разрезе (по подразделениям, предприятиям, территориям, видам, деятельности, проектам и т.п.);
  • могут быть построены за произвольный период с отражением временной динамики изменения показателей;
  • предоставляют возможности гибкой фильтрации, сортировки и группировки данных, упрощающие анализ;
  • позволяют экспортировать данные в MS Excel;
  • строить графики по произвольным данным;

  • все отчеты можно сформировать в разрезе План/Факт.
  • Использование автоматизированной системы учета для небольшого предприятия — это просто удобно. Если предприятий более двух, то вести полный контроль невозможно без наличия специализированной системы управленческого учета.

    Капитал:Ресторан — Пора знать все!

    Пример как вести управленческий учет в Excel

    Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

    Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

    Примеры управленческого учета в Excel

    Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

    Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

    Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

    1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
    2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.
    Другие публикации:  Судебная практика по ст 228 ч 2 ук рф

    Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

    Удобные и понятные отчеты

    Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

    Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

    При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

    Для заполнения отчета применили те же приемы.

    Отчет о прибылях и убытках

    Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

    В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

    Анализ структуры имущества кафе

    Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

    Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

    Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

    По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

    Учет в ресторане

    Автоматизация учета в ресторанах — это принципиальный момент для ведения успешного бизнеса.

    Вы наверняка согласитесь с тем, что ресторанный бизнес – это не просто вкусная еда и хорошее обслуживание. За его внешним великолепием, опрятностью и атмосферой, скрывается работа специалистов, которые собирают данные о каждом аспекте жизни заведения.

    Учет в ресторане ведётся по разным статьям: от количества израсходованных продуктов сквозь бухгалтерский учет, включающий и зарплату повара. Все эти данные обрабатываются и поступают на стол директору, которому, в свою очередь, предстоит с ними разобраться и решить, какие вносить коррективы.

    Современные технологии программ Iiko помогают ускорить процесс учета в ресторане и свести к минимуму трудозатраты руководства и персонала.

    Как это происходит

    Благодаря уникальной эффективности, изо дня в день программа для учета ресторанов Iiko работает на рост дохода и снижение расходов в вашем бизнесе. Помощь в обслуживании клиентов, выверенный финансовый и управленческий учет, отсутствие хищений – вот то, что гарантированно принесет вам система Iiko !

    Сама программа представляет собой систему удобных и незаменимых инструментов, позволяющих руководителю и бухгалтеру не только вести учет продуктов в ресторане, но и контролировать каждую мелочь вроде музыкального оформления или количества спиртного в баре на данный момент времени.

    Существует модификация Iiko RMS, созданная специально для работы с отдельными ресторанами. Другая версия системы — Iiko Chain. Это решение для автоматизации целой сети заведений. Обе они отлично функционируют, ведь их история — это путь многолетней доработки и постоянных улучшений.

    Подробнее о системе, с помощью которой Вы автоматизируете учет.

    Наиболее ярким примером удобного функционала Iiko является то, что в момент совершения заказа информация сразу же передается на кухню или в бар, а сумма оплаты автоматически поступает в финансовую отчетность, доступную для контроля. Кроме того, Iiko позволяет вести динамичный и планомерный товарный учет в любом заведении. Никаких задержек во времени!

    Преимущества Iiko перед альтернативными системами

    Сокращает расходы на автоматизацию в ресторанном бизнесе

    Вам не нужно тратить деньги на дополнительные программы автоматизации заведения: Iiko обеспечит надежное управление как отдельно взятого ресторана, так и большой сети общественного питания с ее складскими вопросами, кадровыми и финансовыми делами, а также видеонаблюдением. Благодаря этой системе у вас появится прозрачный, доступный и легко управляемый инструмент для ведения учета и управления рестораном.

    Управленческий и финансовый контроль

    Весь управленческий учет в ресторане ведется в режиме реального времени, а отчеты формируются нажатием одной кнопки. Удалённый доступ? Да, есть. И с большими возможностями управления учетом.

    Платформа 1С и iiko отлично интегрированы. Вы оцените легкость, с какой программа обменивается данными, в том числе бухгалтерского учета.

    Интеграция программы Iiko c 1С — это отличный путь к упрощению бухгалтерского учета и подготовки отчетности. Повторно вводить данные не нужно, просто подключитесь к типовой конфигурации 1С и экономьте время.

    Система позволяет серьёзно облегчить количественно – суммовой учет, увеличить скорость и минимизировать ошибки. Высокая степень интеграции системы помогает свести к минимуму лишние бухгалтерские операции (например, старт обмена данными между сервисами системы) и возможные несогласованности в работе разных компонентов. «Под капотом» всё работает слаженно, ничто не мешает заниматься делом.

    Приведём пример. Известная распространённая проблема, которая делает бухгалтерский учёт более трудоёмким и менее качественным — это отклонение фактического расходования продуктов от нормативов. К этому вопросу могут прибавляться и некачественная первичная документация, в которой зафиксировано товарное движение. В отличии от аналогов, Iiko автоматизирует эти процессы. Система помогает пересчитать данные списания по ТТК автоматически, при изменении норм закладки уже задним числом. Это позволяет вести точный учет по всей бухгалтерской и иной деятельности, владея подтверждёнными данными наличествующих и израсходованных продуктов. Кстати, не каждый пользователь сможет провести подобную операцию — только тот, кому даны специальные права на доступ.

    Управление персоналом: мотивация и расчет зарплаты

    Полностью прозрачная и удобная система Iiko Personnel помогает эффективно управлять сотрудниками даже удалённо. Благодаря автоматическому отслеживанию работы подчиненных, а так же гибкому мотивационному блоку, вы создадите настоящую команду профессионалов. Каждый сотрудник сможет получить отчёт по собственной работе, осознав критерии своей эффективности. Ведь программа включает механизм автоматического учета, а так же начисления премий и штрафов.

    Повышенный комфорт для клиентов

    Iiko делает все для комфорта ваших посетителей. Система не только увеличивает быстроту обслуживания, но и позволяет автоматически задавать музыкальное сопровождение в ресторане. А это, согласитесь, немаловажный штрих, помогающий не только сформировать общее впечатление о заведении, но и создать положительный настрой у клиентов. Наверное, вы согласитесь, что в ресторанном учете не бывает мелочей. Важно буквально всё.

    Видеонаблюдение в режиме онлайн

    Уникальные инструменты Iiko VideoSecurity позволяют добиться наилучшей управляемости бизнесом. Каждое событие в системе (покупка, заказ, оплата и так далее) связано с соответствующим файлом видео-записи, доступным по щелчку мышки.

    Поэтому программа Iiko — незаменимый помощник, помогающий Вам в ресторанном учете и позволяющий контролировать все производственные процессы из любой точки мира, а при возникновении инцидента сразу найти виновного.

    Удобство и высокая скорость обработки информации

    Бухгалтерский учет в порядке. Все клиенты обслужены и довольны. Возросшая эффективность учета и качество сервиса создают обстановку умиротворения. Только бармен бросает здесь бутылки.

    Iiko нет равных по скорости работы и удобству интерфейса. Благодаря продуманному расположению окон на pos-мониторе даже неопытный сотрудник тратит в несколько раз меньше времени на работу с заказом, а клиент получает блюда вовремя.

    Управление ресторанной сетью

    Новейшие инструменты в программе Iiko для управления сетью заведений — это разнообразные типы технических карт, сбор данных о продажах, клиентах и персонале, автоматическое обновление ассортимента в меню, единая база по заказам и эффективное управление складом.

    Как установить iiko

    Просто позвоните нашим специалистам, и мы поможем вам не только установить программы для учета в ресторане, но и подобрать необходимое POS оборудование – мониторы и моноблоки, оборудование для кассы, системы вызова официантов и многое другое.

    После достижения всех договоренностей (количества и объема работ, суммы заказа) и оплаты к вам приедут специалисты, которые установят всю технику, проведут необходимые настройки, покажут, как работает система, как разобраться в учете. Наши сотрудника научат Вас пользоваться iiko так же умело, как Вы орудуете вилкой и ложкой.

    Кроме того, вы можете заключить договор на техническое обслуживание Iiko , чтобы всегда быть уверенными в том, что в случае неполадок помощь придет оперативно и в срок.

    Десятки российских компаний уже убедились – с «РестоУчет» и Iiko работа, контроль за деятельностью заведения, управление и даже бухгалтерский учет в ресторане станет удобным и простым!

    Постановка учёта на предприятии общественного питания

    Приняв решение сменить систему учёта на самую передовую, подумайте над тем, чтобы одновременно запустить полный финансовый учёт в ресторане. Товарный учёт, априори, нужен, т.к. это база для понимания зачем вы вообще этим занимаетесь. С ним, как правило, большинство справляется, опуская тонкости и набивая собственные шишки. И если ваш калькулятор научился работать с iiko и освоил необходимые приёмы ведения товарного учёта, то зачастую бывает так, что в остальном оперативный учёт в ресторане оказывается заброшенным. Сначала вы просто отложили финансовый учёт до лучших времен, не ведёте расписание сотрудников в iiko, не контролируете балансы по поставщикам и подотчётные средства. Вы полностью сосредоточились на том, чтобы хотя бы товарный учёт в iiko отражал действительность.
    Ресторан работает. В качестве системы учёта используется iiko. Но вот вы приходите к выводу, что используется iiko в ресторане, судя по всему, не достаточно эффективно. Цифры в отчётах какие-то не понятные, или вы их подвергаете сомнению. iiko есть, а что с ней делать? Пора! Вам однозначно нужно запустить оперативный учёт в полном объёме.

    Другие публикации:  Договор водопотребления и водоотведения

    Удачно, когда постановка учёта на предприятии общественного питания совпадает с внедрением iiko и обучением персонала. Можно наладить все процедуры заранее и научить сотрудников их применять. Это даётся всем гораздо легче, чем запуск учёта на действующем предприятии. Есть время на то, чтобы всё настроить и отладить. Но гораздо чаще наши заказчики возвращаются к необходимости запустить учёт, когда предприятие проработало год или даже дольше.

    Что такое управленческий учёт, вообще?

    Управленческий учёт неразрывно связан с оперативным управлением предприятием. Под этим мы понимаем, что целью управленческого учёта является принятие на его основе управленческих решений, т.е. вы как владелец или управляющий, получаете инструмент, который помогает вам управлять, опираясь на конкретные показатели, объективно отражающие результат деятельности. Информация для принятия таких решений должна поступать оперативно, что, в отличие от привычного понимания бухгалтерского учёта, возможно даже на основании не формализованных данных. Т.е. отчёт вы получаете в том виде, в котором он вам удобен, а не в том виде, в котором его требует государство. Отчёт вы получаете тогда, когда он вам нужен, а не тогда, когда бухгалтер сможет его подготовить согласно своему бухгалтерскому календарю.

    Самым явным отличием управленческого учёта от бухгалтерского является то, что заказчиком управленческого учёта является владелец бизнеса, а бухгалтерский учёт исполняется «по заказу» государства. Ваш бухгалтер – это агент государства, которому вы платите заработную плату. И от этого никуда не деться.

    Мы не ведём и не внедряем бухгалтерский учёт в ресторанах, кафе или барах.

    Управленческий учёт на предприятии общественного питания

    Управленческий учёт на предприятии общественного питания включает в себя товарный учёт, кассовый учёт и финансовый учёт. В общепите финансовый учёт без кассового вообще не возможен, а кассовый без финансового вполне себе обычное явление. Финансовый учёт без товарного – тоже странный феномен, а товарный сам по себе часто встречается.

    Управленческий учёт в ресторане

    Что делать? Внедрить финансовый учёт!

    Предлагаем больше не откладывать на когда-нибудь потом. Давайте вместе сделаем всё, чтобы запустить финансовый блок в iiko, который сейчас у вас простаивает. Мы умеем это делать, и делали это неоднократно.
    Разберём по полочкам все ваши процессы перемещения денежных средств внутри компании. Определим порядок взаимоотношений с внешними и внутренними контрагентами. Построим кассовую дисциплину. Приведём в порядок план счетов, выправим баланс по каждому счёту.
    Постановка финансового учёта, не сопряжённая с внедрением системы управления предприятием, — кропотливый труд. Кроме того, что нужно выстроить и запустить новые механизмы, важно не повредить налаженные.

    Примерный план постановки финансового учёта:

      Проведение сверки со всеми контрагентами, перед которыми у вас имеется задолженность, или кто имеет задолженность перед вами. Восстановление данных по оплатам приходных/расходных накладных. Утверждение подотчёта по всем сотрудникам. Утверждение задолженностей перед сотрудникам по оплате труда. Восстановление балансов по счетам. Приведение плана счетов в актуальное состояние. Настройка процедур движения денежных средств. Разработка стандарта работы кассира с торговой кассой. Этот стандарт, например, регулирует следующие вопросы:

        Открытие кассовой смены в iikoFront в начале дня. Закрытие кассовой смены в iikoFront и инкассация выручки при закрытии кассовой смены. Внесение денежных средств в кассу в течение учётного дня. Изъятие денежных средств подотчёт сотрудникам. Проведение оплаты заказов в течение дня и порядок возврата денег гостям.

      Настройка процедур начисления заработной платы, поощрений и удержаний, мотивационных программ, выплаты сотрудникам причитающихся средств.

    Результатом работы является эксплуатация iiko таким образом, что при соблюдении утверждённого порядка вы, с минимальными усилиями, сможете получать необходимые данные о положении дел на предприятии в любой момент времени.
    Открывая отчёт о прибылях и убытках в iiko (ОПиУ) вы должны понимать состав ваших затрат и видеть какова чистая прибыль ресторана.
    Построив балансовый отчёт, вы увидите где сейчас ваши деньги, кто должен вам, кому вы должны. Какой суммой вы можете распоряжаться.
    Вы сможете отслеживать график платежей, знать о наступлении сроков оплаты поставщикам.
    Возможность доступного понимания финансового положения предприятия и есть суть финансового учёта в iiko.

    Сколько стоит постановка учёта?

    Естественно, фиксированной цены тут не может быть. И когда-то на этот вопрос у нас не было ответа вообще. Нам не с чем было сравнивать.
    Мы долго считали количество документов, количество потраченных часов, нервов и бензина. Но даже сейчас мы не можем с уверенностью сказать, сколько стоит постановка учёта на конкретном предприятии. Можем озвучить только минимальный порог стоимости.

    Актуальное предложение

    Мы занимаемся ведением учёта в iiko с не меньшим усердием. Это предложение для вас, если собственного финансового менеджера у вас нет и не предвидится. Делегируйте полномочия по ведению учёта нам. Тогда и постановка учёта в вашем ресторане может оказаться совсем бесплатной.

    Мы делимся своим опытом

    В публикациях на этом сайте мы будем рассматривать интересные задачи по учёту и разбирать любопытные случаи. Наиболее полезные материалы даже будем высылать вам на почту. Если вы ещё не подписались на нашу рассылку, то самое время.

    Поделиться «Постановка учёта на предприятии общественного питания»

    Какие отчеты и как смотреть собственнику ресторана для принятия управленческих решений

    Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе – это ключ к успеху

    Управление расходами ресторана: как правильно учитывать и на что стоит обратить внимание

    Как экономить благодаря правильному контролю над финансами ресторана

    Автоматизация управленческого учета в сети ресторанов

    Правильно разработанный и внедренный финансовый учет на любом предприятии, в том числе и в ресторанном бизнесе — это ключ к успеху. К сожалению, большинство владельцев и управляющих ресторанами не обладают нужными знаниями в финансовом менеджменте. В отличие от крупных сетей, владельцы независимых ресторанов не могут позволить себе держать в штате профессионального финансиста. Поэтому разбираться в финансах собственникам зачастую приходится самостоятельно. А так как в течение дня они постоянно перескакивают с одного неотложного дела на другое, до анализа и управления финансами у них руки, как правило, не доходят. Для этого и существует управленческий учет: посмотрев отчеты которого, можно принять верное управленческое решение, выбрать курс и понимать состояние бизнеса в целом.

    Но не все собственники смотрят отчетность, а которые смотрят — внимательно проверяют далеко не все данные в отчетах. Давайте разберемся, какие же отчеты смотрят собственники:

    Собственников, которые не глубоко погружены в процесс управления рестораном, как правило интересует только один главный показатель: какова прибыль. Все. Больше ничего.

    Собственники, более погруженные в управление бизнесом, начинают смотреть еще ОПУ и рентабельность. Для таких собственников мы настоятельно рекомендуем раз квартал смотреть еще и ДДС косвенным методом. Это позволит более детально оценить сильные и слабые стороны, понять какие трат можно избежать и где больше заработать.

    Есть вид супер-собственников: которые регулярно смотрят все три основных управленческих отчета: на регулярной основе ОПУ и ДДС, раз в полгода или год — управленческий баланс. Такие собственники, как правило, разрабатывают под себя еще различные аналитики: по периодам, ЦФО, залам и другие. Им действительно интересно знать, что происходит в ресторане, как можно избежать ошибок и где можно заработать больше.

    ЦЕЛИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

    Фактически — управленческий учет — это термометр бизнеса. Но в какие моменты его принято применять? По своей сути, задачи просты:

    Начнем с основополагающей — с планирования. Любая деятельность в области управления экономикой предприятия, как известно, начинается именно с этой процедуры. Планирование включает в себя разработку планов работы ресторана и его административных единиц, каждого его структурного подразделения и доведение этих планов до всех членов коллектива. Планы разрабатываются на основе прогнозирования, учитывая опыт прошлых периодов. Функция планирования является основной в управлении, поскольку реализация всех остальных функций подчинена задачам достижения результатов, определяемых планом.

    Виды финансового планирования в ресторане или ресторанном холдинге:

    Перспективное (на 3-5 лет) и текущее (на 1 год);

    Текущее финансовое планирование — составная часть менеджмента ресторана (недельное, месячное, квартальное, годовое).

    Основные цели и задачи, решаемые при текущем финансовом планировании:

    Рациональное использование прибыли, развитие производства, модернизация оборудования и др.

    Оптимизация и минимизация накладных расходов. Правильное планирование позволяет не «латать дыры», а работать без сбоев

    Рациональное использование трудовых ресурсов (графики отпусков и привлечение сезонных работников).

    Оптимальный выбор периодов для косметических ремонтов, переналадки оборудования и др., чтобы не пришлось говорить: «Хотели, как лучше, а получилось как всегда»

    Поиск дополнительных источников дохода, особенно в периоды ослабления торговли, для загрузки производственных мощностей и ликвидации простоев персонала

    Выделение рекламного бюджета и планирование рекламной кампании

    Постоянный контроль плановых показателей и анализ результатов. «Единственная настоящая ошибка не исправлять своих прошлых ошибок» (Конфуций)

    Составление ежемесячных финансовых планов

    Нацеленность персонала на выполнение плановых показателей (ежедневный план по выручке для каждого официанта, ежесменные планы выручки для менеджеров, планы продаж по отдельным блюдам и/или напиткам, мероприятия по снижению цен на закупаемую продукцию для отделов снабжения). Разработка системы материального стимулирования.

    Реальная возможность планировать различные мероприятия в ресторане заблаговременно (и сезонные, и Новый год, и Пасху и др.).

    Важно понимать, что по каждой из вышеперечисленных позиций лучше всего иметь аналитику за прошлые периоды, чтобы, основываясь на живых данных, прогнозировать и строить планы. Предыдущая статистика — условие необязательное, но значительно облегчающее финансовое планирование. Если вы только планируете открытие ресторана, или только собираетесь начать планирование, то рекомендуем вам четко описать для себя цели. Все описанные вами цели как раз и дадут костяк для формирования отчетности (точнее, потребности в конкретных отчетах).

    Кроме блока финансового планирования, описанного выше, главной задачей управленческого учета является анализ текущей операционной деятельности ресторана и его работы в предыдущие отчетные периоды. То есть контроль исполнения или неисполнения запланированного ранее.

    С финансовой точки зрения, собственника здесь интересует вот что: «Заработали ли мы столько, сколько планировали? Можем ли заработать больше? Если не заработали, то по каким причинам?

    В ресторанном бизнесе основных причин неполучения должной прибыли всего две: или много тратится, или нет достаточного клиентского потока.

    Если нет достаточного клиентского потока, то вероятнее всего недостаточно стимулированы руководящие единицы, слабо работает отдел маркетинга и качества.

    Если велики расходы, то их можно отследить по отчетности.

    На что стоит обратить внимание:

    Новые — почему появились и какие цены предлагают?

    Старые — почему не торгуем на скидку?

    Соотношение цена-качество: нужно ли для персональских обедов заказывать не мороженную телятину?

    Расходы на закуп (food cost) плюс затраты на персонал (labor cost) у некоторых ресторанов могут доходить до 65-70% от выручки. Эти две категории затрат вместе составляют так называемый «prime cost» и, часто, это основная область, в которой ведется борьба за прибыль ресторана. Это происходит не только потому, что это максимальные затраты ресторана, но и потому, что у вас есть возможность на них влиять и контролировать.

    В отличие от налогов и аренды, которые являются относительно фиксированными, вы можете напрямую влиять на размер закупок, эффективность работы с продуктами и управлять ценами в меню. Кроме того, политика найма и мотивации персонала, логика работы кухни и зала, трудоемкость производства также могут сказаться на расходах на персонал. Суммарно эти затраты не должны превышать 60% от выручки.

    Если ресторан не может компенсировать эти затраты отсутствием других (например, аренды), то он в принципе не сможет быть прибыльным. Кстати, расходы на аренду — это следующий по величине показатель, после «prime cost», и у некоторых ресторанов он может доходить до 35% от выручки. В первую очередь это говорит о недостаточных продажах, в том числе из-за выбора неправильной стратегии. А если ваш ресторан не в аренде, то расходы на содержание помещения не должны превышать 6% от выручки.

    Необходимо регулярно просить отчет prime cost и сравнивать его с выручкой.

    Запасы продуктов слишком высоки, относительно уровня продаж — этот признак не так очевиден для большинства рестораторов, но именно он может сильно влиять на прибыльность. Ресторан, имеющий большой запас продуктов на складе неизменно будет иметь завышенный food cost, связанный с порчей продуктов, неправильным порционированием, кражей и т.д. Главное — товарный остаток связывает главный ваш актив…наличные деньги! Как определить, какой запас продуктов нужно иметь? Рекомендуем пользоваться простой формулой: умножьте вашу месячную выручку на процент food cost, полученное значение разделите на количество дней в месяце и умножьте это число на 7. Например, ресторан в сентябре получил выручку 1500 тыс. рублей, food cost составил 34%. Получаем: (1500*34%)/30*7=119 тыс.

    То есть мои среднедневные суммарные запасы на складе не должны превышать этот показатель.

    Если затоваривание склада произошло, то мы настоятельно рекомендуем устанавливать лимиты на оплату основных статей расходов пропорционально выручке, желательно за небольшой обозримый период.

    Например, от выручки прошлой недели:

    Как же проявляется экономия здесь, ведь расходы не меняются? Дело в цене денег. Оставшийся % от выручки важен и нужен для оперативной деятельности сегодня и сейчас. Не стоит забывать и про коэффициент дисконтирования: деньги, заплаченные сейчас существенно дороже, чем деньги заплаченные к моменту приведения.

    4. Анализ отклонения доходов от продаж

    Действенный метод определения степени влияния различных факторов на расхождения между плановыми и фактическими показателями объема продаж.

    Когда фактическое поступление средств не соответствует запланированному в бюджете продаж, руководство требует от финансовой службы объяснить причины этих отклонений. В этом случае можно воспользоваться методом факторного анализа. Он позволяет выявить, какой из факторов и в какой степени вызвал расхождения, а также понять, какое из подразделений должно минимизировать эти риски в дальнейшем. Рассмотрим факторы, оказывающие воздействие на доход от продаж.

    Цена реализации единицы товара. Формирует коммерческая служба исходя из рыночных условий и реалий конкурентной борьбы. Данная величина может повышаться или понижаться, что напрямую сказывается на доходности продаж.

    Структура продаж. Зависит от степени эластичности покупательского спроса при колебаниях цены и от проведения стимулирующих акций маркетинговой службой компании.

    Себестоимость реализации продукции. На нее непосредственно влияют закупочная цена товара и производственная себестоимость продукции. Важно пересматривать технологические карточки так часто, насколько это возможно.

    Количество проданных единиц. Нужно не бояться «играть» с ценами в меню — это приведет к установлению единственно верных для определенного сезона и аудитории цен.

    Давайте оценим результаты деятельности ресторана на основе показателей из трех основных отчетов: ОПУ, Баланс и ДДС.

    На что следует обратить внимание:

    1. Соотношение доходов от основной и неосновной деятельности

    2. Какова маржинальная прибыль от основной деятельности

    Несмотря на сходство терминов, не стоит путать маржинальную прибыль с маржинальным доходом. Если первое — то валовой показатель по всей организации, то второе — это прирост средств от реализации каждой единицы товара. Таким образом, маржинальная прибыль это прибыль, которая рассчитывается на единицу продукции. Иногда ее называют удельной выручкой.

    В финансовой отчетности показатели доходности необходимы для:

    планирования деятельности учреждения;

    поиск факторов, влияющих на успешность оперативной деятельности;

    выявление резервов для развития и модернизации;

    оптимизации процесса производства и калькуляции блюд и др.

    3. Детализация доходов по ЦФО

    На финансово-экономические показатели, характеризующие эффективность ресторана, влияют несколько подразделений, которые подчиняются разным руководителям. Это приводит к тому, что невозможно однозначно определить ответственность за финансово-экономические показатели этих подразделений, то есть однозначно определить ответственных за все функциональные бюджеты компании. Введение финансовой структуры и ЦФО позволяет наделить их руководителей реальной ответственностью за конечный результат и за ресурсы, которые были использованы для получения этого результата. Введение финансовой структуры предъявляет более высокие требования к сотрудникам ресторана в части финансовой дисциплины, исполнения бюджетов, планов по выручке, квалификации персонала и т.д.

    Дебиторка (это все деньги, которые по документам уже принадлежат компании, но в реальности находятся у других людей или фирм),

    Кредиторка (это все деньги, которые ресторан должен подрядчикам и поставщикам),

    Ликвидность (фактически, скорость оборачиваемости денег),

    Давайте подведем итог:

    Обязательно смотрите прибыль. Если она не увеличивается или падает: смотрите ОПУ и ДДС косвенным методом.

    Если вы хотите разобраться, сколько денег в бизнесе, каковы заделы для получения прибыли: начните с просмотра трех основных отчетов: ОПУ, Баланс, ДДС

    Если вы хотите управлять вашим бизнесом и принимать оперативные управленческие решения на основе отчетности: введите аналитики для планирования и контроля. Периодически смотрите три основные отчеты.

    Leave a Reply

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *